残業を減らすグループウェア チーム ToDo

今日帰る時間が見える新機能をまもなくリリースします

あなたの職場で残業は減らせますか?

大手広告代理店の新入社員が過重労働によって自殺した事件をきっかけに、過重労働が社会問題になっていることを受けて、政府も長時間労働を是正する政策を次々と打ち出しており、人手不足に悩む企業にとっては業務の効率化は急務の課題です。
ノー残業デーなど「早帰り運動」のような対策では一時的に残業は減るかもしれませんが、社員は自宅に仕事を持ち帰ってやっているのが現状のようで、根本的な対策を打たないと残業時間は元に戻ってしまうでしょう。

ToDoで仕事を「見える化」すると残業の原因がわかります

いつも残業ばかりしている部下は、仕事の管理ができていないのかもしれません。ToDoリストを使って仕事の優先順位をつけないと、今日やらなくてもいいのに残業をしてしまいます。チーム全員が同じToDoの仕組みを使って仕事を「見える化」して、ムダ効率の悪い仕事を見つけ出すことが残業削減の早道です。

いつも残業ばかりしている部下は、仕事の管理ができていないのかもしれません。ToDoリストを使って仕事の優先順位をつけないと、今日やらなくてもいいのに残業をしてしまいます。チーム全員が同じToDoの仕組みを使って仕事を「見える化」して、 ムダ効率の悪い仕事を見つけ出すことが残業削減の早道です。

Team ToDoの機能

90秒でわかるTeam ToDo

90秒でわかるTeam ToDo

メールを送る感覚で相手に仕事の指示(依頼)をすることができます。
期限の近い順に上から並ぶので仕事の優先順位がわかります。
他のメンバーとチャットを使ってコミュニケーションを取ることができます。
仕事を完了させる際に、どれくらいの時間がかかったのかを入力します。
完了した仕事は一覧表示され、かかった時間をひと目で把握できます。

 終業予定時刻の表示 

現時刻から今日が期限の仕事見込み時間を加算し、何時に帰れるかを表示します。
早い時刻から残業を意識させることで対処を促します。

   
 

仕事を依頼する前に、メンバー全員の終業予定がわかるので、残業させずに緊急の仕事を誰に依頼すべきかを判断できます。

 チャットで報・連・相 

ToDoの中で相手とチャットで会話できます。質問や回答、報告連絡相談をプルダウンから選んで相手に伝えます。
 

 ポイントで評価

依頼された仕事が終わって完了報告をすると、依頼者は報告の内容を確認して、5段階のThank youポイントで相手を評価します。

 
管理者はメンバー全員のThank youポイントの量やポイント数の内訳を見ることができます。青や水色が多いと良い評価で、黄色や赤が目立つと評価が低いことを表しています。

 残作業量をグラフで表示 

未完了のToDoを日ごとに件数と時間のグラフで表示できますので、作業の多い日を把握することができます。 

 
 
管理者はメンバー全員の完了(水色)/ 未完了(緑)のToDoをグラフで見ることができます。緑が多いと残作業が多いことを表しています。

 完了したToDoを一覧表示

やり終えた仕事(ToDo)は日ごとに一覧表示されます。これを見れば誰からたのまれた仕事をどれぐらいやったのか、つまり仕事の量がわかります。予測時間と実績時間の差もわかりますので、これを見てムダな仕事がないか、調べることができます。

Team ToDoの導入効果

メンバー全員の仕事量を把握できるようになった

部下が終業時間を意識してくれるようになった

生産性の低いムダな仕事を見つけやすくなった

締め切り直前に慌てることがなくなった

あなたのチームは大丈夫?

仕事の優先順位を部下が理解してくれない

部下が今日どんな仕事をしたのかわからない

仕事の進捗を確認する為だけに全員で定例会議をしている

指示する仕事の期限は少し早めに設定している

一部のルーズな部下のせいで、書類の完成が遅れる

各自の仕事がブラックボックス化している

いつも部下に督促メールを送っている

お互い他のメンバーが何をやっているのかわかっていない

BOOK

参考書籍

<著 者> actuarise株式会社 代表取締役 三島浩一

<コラム> 社会保険労務士 河村文宏
<推 薦> テレワークICT協議会 
 
経営者・管理職のみなさまへ
チームワークで仕事を進めていくうえで、全体の業務を効率化する考え方と方法を解説
 
「企画書の提出期限は昨日だったよな? 早くしろよ!」
「みんな報告を済ませているのに、きみ一人だけ遅いから、集計ができないじゃないか」
 
チームリーダーであるあなたは、部下に毎日、こんな催促をしているのではないでしょうか。もしかしたら、部下の中には、仕事の期限や優先順位をつけるのが苦手な人がいるかもしれません。
 
あなた自身がやる仕事はToDoに書いていても、部下に指示した仕事は意外と管理できていないもの。部下に指示したことを忘れ、指示された部下もその仕事をすっぽかし、後で気づいて大騒ぎ。そういった経験もあるのではないでしょうか。
 
そのような課題をお持ちの方にオススメなのが「チームToDo」です。チームToDoとは、「他のメンバーにお願いした仕事を管理するためのフレームワーク(仕組み)」のことです
 
【社会保険労務士 河村文宏】
生産性の高い社員のスキルを属人化せずチームの資産へと変え、生産性が伸び悩んでいる社員を上司やチームが支援する。また、上司はチーム全体の状況を俯瞰し、必要な支援や評価を行っていく。そして、生産性に対する意識改革を継続させる上で、この「Team ToDo」はよく考えられたツールだと思います。(本文より) 

 

 
 

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事例や操作画面をお見せして、チームでToDoを活用する方法をわかりやすく解説します。

 
 

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※Premium Editionは2017年末までにリリース予定です

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