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業務効率を格段にあげる「チームToDo」という発想

<著 者> actuarise株式会社 代表取締役 三島浩一

<コラム> 社会保険労務士 河村文宏
<推 薦> テレワークICT協議会 
 
経営者・管理職のみなさまへ
チームワークで仕事を進めていくうえで、全体の業務を効率化する考え方と方法を解説
 
「企画書の提出期限は昨日だったよな? 早くしろよ!」
「みんな報告を済ませているのに、きみ一人だけ遅いから、集計ができないじゃないか」
 
チームリーダーであるあなたは、部下に毎日、こんな催促をしているのではないでしょうか。もしかしたら、部下の中には、仕事の期限や優先順位をつけるのが苦手な人がいるかもしれません。
 
あなた自身がやる仕事はToDoに書いていても、部下に指示した仕事は意外と管理できていないもの。部下に指示したことを忘れ、指示された部下もその仕事をすっぽかし、後で気づいて大騒ぎ。そういった経験もあるのではないでしょうか。
 
そのような課題をお持ちの方にオススメなのが「チームToDo」です。チームToDoとは、「他のメンバーにお願いした仕事を管理するためのフレームワーク(仕組み)」のことです
 
【社会保険労務士 河村文宏】
生産性の高い社員のスキルを属人化せずチームの資産へと変え、生産性が伸び悩んでいる社員を上司やチームが支援する。また、上司はチーム全体の状況を俯瞰し、必要な支援や評価を行っていく。そして、生産性に対する意識改革を継続させる上で、この「Team ToDo」はよく考えられたツールだと思います。(本文より) 

 

 
 

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目次

  

第一章 日本におけるToDoの現状 

  • スケジュールと同じようにToDoは重要   
  • 日本人はToDoをあまり使っていない   
  • ToDoを使わずに仕事が管理できるか   
  • 期限を守らない人はToDoが苦手
  • 期限を守らないことは遅刻と同じ

   

第二章 個人のToDoからチームToDoへ 

  • 上司は自分のToDoだけでなくチームToDoも必要   
  • チーム全員が同じツールを使うことが重要   
  • 個人まかせは情報漏えいのリスク   
  • 仕事の依頼方法を統一する   
  • チームToDoの効果①:会議を減らす   
  • チームToDoの効果②:メールの量や操作時間を減らす

   

第三章 実践! チームToDo①「Outlook編」 

  • Outlookを使ったチームToDoについて   
  • ルールが重要   
  • ルールが守られているかを確認する   
  • 部下にどんどん仕事を任せる

  

第四章 実践! チームToDo②「クラウド型システムTeam ToDo編」 

  • クラウド型システムTeam ToDoとは   
  • Team ToDoの特徴   
  • テレワークにも役立つTeam ToDo   
  • 短時間勤務でも高く評価できる仕組みが必要

   

終章 まとめ 

  • 非効率なチームからの脱却

 

コラム 専門家からのコメント(社会保険労務士 河村文宏) 

  • 経営者や上司が抱える共通の悩みを解決   
  • なぜ生産性が低いのか   
  • ToDoで仕事を完成までの道順に分解する   
  • 上司やチームでの支援を行いやすい   
  • 日ごろのレビューの重要性   
  • 意識改革は仕組みから