長時間労働はリスクが高い

長時間労働による過労死
ブラック企業でイメージダウン


 

労働基準監督署の立ち入り
是正勧告に従わないと書類送検


 

未払い残業手当の請求
過去2年分を請求されるリスク


 

短時間で最大の成果を上げる時代

時間あたりの生産性を上げる
残業せずに今まで以上の成果を出す


 

働きやすさで人材を確保
ワークライフバランスで学生を呼び込む


 

ビジネスの新しいアイディア
業務外の活動から新しい発想

意識改革と現状把握

労働時間に関する意識改革

少子化の影響で労働力人口が減っている影響で新規採用が難しくなっており、この状態は今後も続くとみられています。また平均寿命が伸びた影響で介護を要する高齢者が増え、親の介護をしながら仕事を続けることが困難になる社員も増加していきます。このように労働力や労働時間に関する状況が急激に変化していることを、経営者だけでなく全従業員が学んで、働き方を改革する必要があることを認識する必要があります。

ワークライフバランス研修 

なぜ働き方改革が必要なのかをわかりやすく解説

〈内容〉

  • 少子化による人口減少社会
  • 労働時間・生産性を諸外国と比較
  • 採用難による人手不足は続く
  • 介護離職のリスクは全ての社員に
  • メンタル疾患と過労死の現状
  • 時間あたりの労働生産性を評価軸に

など 
 

人材開発支援助成金(特定訓練コース)の活用プラン
 
 

ITツールで仕事量を把握

ワークライフバランスを向上するにはまず残業を削減する必要がありますが、パソコンを使って仕事をしている人は、どのくらいの仕事を抱えているのかを時間で正確に把握していません。手当たりしだいに目の前の仕事に取り掛かり、今日はどこまですべきなのかを感覚的に判断していることが問題ですので、まずは「仕事の見える化」をしましょう。仕事を定量的に管理するにはITツールの活用が必要です。

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結果にコミットする料金体系

意識改革/コンサルティング

メニュー 

 

  • 業務改善会議の議事進行
  • 従業員アンケート
  • 業務分析(ITツール活用)
  • 経営者(役員)フィードバック
  • 制度・施策検討のサポート
  • 評価制度の見直し支援

など 
 

人材開発支援助成金(特定訓練コース)の活用プラン
 
 

講師

 

ワークライフバランス認定コンサルタント

 

actuarise株式会社
代表取締役 三島浩一

 

<経歴>
  15年間  パナソニックのグループ会社に勤務
    5年間  デジタルアーツ株式会社に勤務
    3年間  EMCジャパン株式会社に勤務 
2013年 8月  actuarise株式会社を設立

労働時間を減らしながら収入を増やす働き方

 私は23年間のサラリーマン生活の中で転職を2回経験し、社風のまったく異なる3つの会社で働いてきました。 

100時間超の残業

 新卒で入社したのは日本を代表する大企業パナソニックの販売会社でした。15年間勤務した中で残業を月100時間以上した頃もありましたが、大きなプロジェクトを任されたという責任感もあり、幸い心身ともに健康で毎日終電まで働いていました。

 残業なしでも年収UP

 初めて転職したITベンチャー企業では、営業所長という立場でしたので残業はつきませんでした。パナソニックで100時間以上残業していた頃よりも高い給料を頂いていたのですが、どうせ残業がつかないなら効率を上げて早く帰ろうと、マネジメントの方法を工夫しチームのメンバーにも協力を求めました。その頃に考えついたToDoを共有する仕組みが起業のきっかけになりました。

 毎日5時半に帰って最高年収

 次に転職したアメリカ本社のグローバルIT企業では、裁量労働でしたので労働時間は厳密ではありませんでした。管理職ではなかったので自分自身で時間の使い方を工夫し毎日17時半には帰っていました。業績も好調でインセンティブ収入も大きく、この頃が一番年収が高かった時期です。

 良いツールがないので自社で開発

 このように私は転職するたびに年収が増え、労働時間は減らしていったという働き方をしてきましたが、どの職場でもToDoのツール(アプリ)は必ず使っていました。世界的に有名なIT企業のソフトウェアもいくつか使ってきましたが、どれも業務効率を上げるには不十分でした。それなら自分で作って同じような課題を持っている方に使って頂こうと考え、チームToDoの開発を始めました。 

 業務効率が悪い原因はToDo

 しかし以下の調査結果にもありますように、日本のビジネスパーソンはToDoをあまり使っていないようです。労働生産性の高い諸外国と比べて日本のToDoの利用率は低い水準です。これが日本の生産性が低い原因のひとつだと私は考えています。

改革の抵抗勢力を納得させる

 
 業務改革を進めようとしても、面倒だとか今までのやり方を変えたくないと言って抵抗する人たちはいます。
 
例えばチームでスケジュールを共有する仕組みを導入しても、面倒だといって入力してくれない人は、どの職場にも一人や二人はいるものです。

 

依頼する側が入力するルールに

 Todoも「入力が面倒だ」という理由で使われていないケースが多いと思いますが、そう言わせないために、チームToDoでは仕事を依頼する側が入力してメールのように送る機能があります。これなら入力が面倒だという理由は通用しません。

感謝を見える化する「Thank youポイント」

 チームToDoには「Thank youポイント」という機能があります。やってもらった仕事に対して5段階のポイントを贈る機能なのですが、これを使えば「感謝の見える化」ができます。依頼された仕事をやり終える度にポイントがもらえるしくみですが、チームToDoを使わないとポイントがもらえないわけですので、口頭やメールで依頼されたら「チームToDoで依頼してください」と返す人がでてきます。

 

ToDoと日報を連動させる

 通常のToDoソフトは仕事をやり終えるとリストから消えますが、チームToDoはやり終えた仕事を日ごとにリストで表示する機能があります。このやり終えた仕事リストを日報として使うことをオススメしています。日報を書くのは面倒ですが、ToDoに入力して消込さえすれば、自動的に日報になるのです。この仕組はToDoだけでなくスケジュールを入力させる目的にも使えます。

仕事の属人化を無くす

 担当が別れていて、自分の仕事は自分にしかわからない状態ですと、忙しい時に手伝ってもらえませんし、他のメンバーの仕事を手伝うこともできません。この属人化を解消するには、チームのメンバーがお互いの仕事内容を把握する必要があります。わざわざ自分の仕事を書き出して共有することは難しいと思いますが、チームToDoを使えば日々のToDo管理だけでお互いの仕事を共有することができます。そうしておけば手伝ってもらいやすい環境を作れますし、それが休暇を取りやすくすることにもつながります。休暇を取りやすくする為だと説明すれば、使ってくれるのではないでしょうか。

黙示の指示と明示の指示

 管理監督者の方に注意して頂きたいのが「黙示の指示」です。明確に「残業をしてでもこの仕事を今日中にやりなさい」と言うのが「明示の指示」で、残業をしなければならないほどの業務量や緊急性を求めた場合、具体的に「残業をしろ」と言わなくても「黙示の指示」とみなされる可能性があるからです。つまり「勝手に部下が残業をした」という主張はとおりにくいということです。

 
 

 チームToDoを使って指示をすると相手の今日帰れる見込み時刻を表示しますので、「黙示の指示」を出さなくて済みます。早めにやってほしいけれど、残業してまでやらなくてもいいという仕事を指示する時に役立ちます。部下の残業を減らす為だけでなく、管理職の保身の為にもこのツールを活用する必要があると説得しましょう。

 

期限を守ってもらう

 
 チームToDoで作ったToDoには全て期限が設定されます。この期限を守らないとThank youポイントは悪い評価しかつけられない仕組みになっています。期限を意識して、間に合わせようと努力することで仕事のスピードが速くなる効果が期待できます。
 
 いつも部下に督促ばかりしている人はムダな作業から解放されますので、その効果が期待できれば自発的に活用してくれるでしょう。

 

お客さまの声

 
 
 

株式会社スカイホープ様

ToDoで仕事を見える化、残業を40%削減
 仕事の期限を守れない一部のメンバーをどうにかしたいと思って、この電子書籍(業務効率を格段にあげる「チームToDo」という発想)を読みました。
 ITツールにも興味を持ちましたのでテスト導入をしたところ、今まで指示した仕事について、こちらから確認しないと報告しなかったメンバーが、自発的に完了報告をしてくるようになりました。終わった仕事が画面に出ていることが目障りだったので消したくなったそうです。
 指示されたらToDoにメモを書くようにいくら言っても、面倒だと言ってやってくれなかったメンバーも、こちらで入力してToDoを送ってあげれば書く手間が省けるので使ってくれるようになりました。
 やり終えたToDoリストを本人と上司が見れるようになっていますので、残業をした翌日に確認するようにしたところ、いくつか気になる点が見つかりました。前任者からの引き継ぎ業務のひとつだったようですが、それは今は不要な作業でしたので、今後はやらなくていいと伝えました。
 このようなことを続けたことで、これまで月平均50時間もあった残業を月20時間程度減らせました。本人も気づかないうちにムダな作業をしていたことがわかったので、今後もToDoを活用して効率化を進められると思います。

現状把握/ITツールの活用

現状分析に最適なITツール「チームToDo」

チームToDoの主な機能

ToDo

やることとやったことの時間管理

 

スケジュール

会議や商談などで使った時間を管理


 

チャット

ToDoやスケジュールの中でチャット

2分でわかるチームToDo
 
2分でわかるチームToDo
 

コンサルティング事例

 スケジュールとToDoにタグを付ける


チームToDoにはタグという荷札のような機能があり、これをスケジュールと ToDoに付けることができます。例えば取引先のA社に訪問して商談をする時間や移動時間、見積や提案書を作成するといったA社に関わる時間に「A」というタグを付けます。

 

予め条件を設定しておけば、自動でタグを付けてくれる機能もあります。例えば期限が近いToDoに「至急」というタグを付けたり、完了した時間帯が18時以降なら「残業」というタグを付けるなどの活用ができます。

(画像をクリックすると拡大します)

 タグで検索する


チームToDoには期間やタグなどの条件を指定してスケジュールとToDoを検索する機能があります。例えば取引先のA社に関する「A」というタグで先月1ヶ月どれくらいの時間を使ったのかを調べる際に役立ちます。検索結果はCSV形式で出力できますので、計算や加工はExcelで行います。

 時間と成果を比較する

チームToDoのタグ機能と検索機能を使ってA社に費やした時間を計算することができますので、売上額と見比べて費用対効果を確認することができます。他の取引先に比べて費やした時間が多いわりに売上が少ないなら、生産性が低いと判断できますので訪問回数を減らすなど、時間の使い方を見直す判断がしやすくなります。 

よくある質問

研修内容や対象人数、回数によって異なりますので、ご要望をお聞きした上で見積をさせて頂きます。大阪府内は交通費無料です。

提供するメニューや頻度にもよりますが、見るからに成果が出ていると実感できるまで半年以上はかかると思います。
現状把握に時間をかけて課題を抽出することが重要ですし、全従業員が効率化についての意識を変えるのにも、相当な時間がかかると思われます。

ITツール「チームToDo」のみをご利用頂くことも可能です。
ご利用人数や添付ファイル機能が必要か否かでライセンス料金が変わります。
コンサルタントの中にチームToDoのライセンス料金も含まれているメニューもありますので、ITツールのみを利用されるよりお得です。

ガイドブック(無料)

 

 
 チームToDoを活用して残業を削減する方法をまとめたガイドブックです。
残業を減らせない8つの理由に対して、チームToDoを使った解決法をご紹介しています。
無料でPDFファイルをダウンロードして頂けますので、こちらからお申込みください。 
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チームToDoで働き方改革