職場の課題を解決する、ちょっと変わったタスク管理ツール

チームToDo導入前の課題
2020年8月に設立されましたエクスリンク法律事務所様は、2名の弁護士と1名のスタッフの3名が、在宅ワークを含め別々の場所で働くことが多く、メンバー間のタスク共有が課題でした。タスク管理方法が人によって様々だと、タスク共有ができず、仕事を頼んだつもりでも曖昧になったり、タスク登録を失念して放置されたりするリスクを懸念されていました。
　仕事の依頼が明確に伝わっても、優先度や期限についての認識に相違があると、遅れてはいけない仕事が後回しになり、クライアントのニーズに十分応えられないおそれがあります。特にクライアントに直に接している弁護士からスタッフに対して、状況に応じた仕事の優先度・重要度をいかに的確に伝えるかが難しく、重要度の高い仕事の場合は、依頼した相手に督促をするというタスクをご自分で管理されていたそうです。
　今までは齟齬が無いようにメールで仕事の依頼をしていましたが、メール本文に複数の依頼を書いても、相手がその一部しか認識しないこともあり得ると、心配されていました。
 
チームToDoの導入効果
まず、上記の課題解決にチームToDoを選ばれた大きな理由は仕事の責任と期限の明確化です。仕事の依頼はチームToDoを使うことで、曖昧にならずにすみますし、期限をお互いに管理できます。また、タスクのチェック機能を利用することで、留意点を正確に伝えられることも評価いただいています。
　離れて仕事をしていると、相手の繁閑がわかりづらく、時間がかかりそうな依頼をするのを躊躇してしまいますが、チームToDoで依頼相手を選ぶ際に相手の今日の終業予定時刻が表示されるので、急な仕事を頼んでよいかの判断がしやすくなったそうです。
　またチームToDoにはToDoと連動したチャット機能があり、
これで質問や回答などのキャッチボールをされています。メッセージの既読管理機能がありますので、すぐに返事ができない時は、既読をつけておくことで相手に内容を確認したことを伝えておられます。チャットのスタンプは「了解しました」や「確認中」など、通常文字で入力しているような内容をカンタンに伝えられるので、それをうまく活用されています。出先でも、スマホからチームToDoにアクセスすることで、ロスタイムなくタスクやチャットのキャッチボールができているそうです。
　このように、チームToDoの導入によってメンバー間のコミュニケーションロスが無くなり、クライアントの事案解決に注力できていると、ご評価頂いております。