チームToDoは業務効率化を実現するために開発されたタスクベースマネジメントツールです。
タスクベースマネジメントとは
仕事を細かなタスクに分解する管理手法で、「今週中に企画書を作る」のように仕事を大ぐくりで見ないで、企画書作成に必要な項目に分解をすることで、抜け漏れを防いだり進捗を確認できる効果があります。
これが頭の中でできる優秀な人ばかりではありませんので、管理ツールを使ってチーム内でタスクを共有し管理職が日常的に指導をする必要があります。
特徴１ 使ってくれない人に使わせる
チームでToDoを共有しようとツールを導入しても、メンバーの中で協力してくれない人がいると効果がありません。どの職場にも「忙しい」とか「めんどうだ」と言って使ってくれなかったり、大雑把なスケジュールやタスクを入れる人がいて、期待通りの効果が出せていないのが現状です。
そこでチームToDoには非協力的な人に管理職が指導できる機能をご用意しています。
そこでチームToDoには非協力的な人に管理職が指導できる機能をご用意しています。
使ってくれない人に使わせるための機能例
特徴２ 日報自動作成
ToDoを完了させると日報に自動で反映されるので、入力の手間が省けます。
Problem
働き方の課題
あなたの職場は、残業を減らすことができますか？
労働人口は急激に減り始め、有効求人倍率は高い水準が続いて企業は人材を確保することがますます困難になってきます。
人手不足で社員一人あたりの業務量は増えているのに、働き方改革による法改正で企業は残業の上限規制や年次有給休暇の取得義務を課され、労働時間の削減を求められています。
あなたの職場は、テレワークを実施できますか？
新型コロナウイルス感染症対策で政府は出勤者を7割減らすよう要請し、それを受けて多くの企業で全社員を対象にしたテレワークが実施されました。しかし準備が整わない中での運用開始となったため、在宅勤務での課題も顕在化してきました。
また中小企業のほとんどがテレワークを実施できず、業務の電子化が進んでいない実態が改めて明らかになりました。
長時間労働やテレワークできない企業のリスク
How to use
活用方法
テレワークに必要な業務管理は残業削減にも役立ちます
3分の動画でわかるテレワーク
①翌日の行動をシミュレーションする
- テレワークではチームで協力しあうことが難しくなりますので、常に仕事内容を共有しておく必要があります。
- チームToDoには毎日決まった時間に、その日のToDoや予定をメールで知らせてくれる定時通知メール機能があり、送信するメールにCCで上司にも送ることができます。
- メール配信を毎朝始業時に設定しておけば、ToDoやスケジュールは前日の終業時までに入力しておく必要がありますので、その際に翌日の行動をシミュレーションすることで、出勤してすぐに行動を開始できます。
②信頼関係は期限を守ることから
- テレワークは離れた場所で働いているので、オフィスワーク以上にメンバー同士の信頼関係が重要になります。仕事の期限が守れないと全体の進捗に影響がでるだけでなく、依頼した相手との関係性が悪くなります。
- チームToDoで仕事を管理すると期限が明確になり、期限が近い仕事から順に表示されますので、優先順位がつけやすくなるはずです。
- 毎朝届く定時通知メールには期限を過ぎてしまったToDoの件数が表示されますので、仕事が滞っている人を上司が見つけてフォローすることができます。
③残業の事前申請と日報のチェック
- チームToDoに入力した仕事が終わらず、どうしても残業が必要だと判断した場合は、残業申請機能を使って事前に上司へ承認を求めてください。申請は残ったToDoの中から残業時間にする作業を選ぶだけなので、手間はかかりません。
- 申請を受けた上司は、承認する前にその日の時間の使い方を日報で確認してください。承認画面に日報へのリンクがありますので、そこをクリックするだけで移動できます。もしムダな仕事や非効率な作業をしているなら、改善を求めることが大切です。残業になってしまうのは、たいてい日中の時間の使い方に問題があるはずです。
ToDo～日報と残業申請～承認のフロー
④仕事のアウトプットで労務管理
- テレワークではサボっていないか管理することが難しいと言われますが、パソコンの操作が中心のオフィスワークでも、仕事をしているフリをすることは可能です。いずれにしても勤務時間だけでなく仕事のアウトプットも管理する必要があります。
チームToDoはToDoを完了させると日報に移動するので、手間をかけずに日毎のアウトプットを上司と共有することができます。
⑤所要時間の見込みを依頼相手に伝える
- 一日の仕事量を把握するには、それぞれの仕事にかかる時間の見込みを立てておくことが重要です。チームToDoではToDoに所要時間の予測が設定できるようになっています。またToDoを相手に送って依頼をすることもでき、その際に所要時間の希望を伝えることで、相手も仕事のボリュームがイメージしやすくなります。
- ToDoを完了させる時に実績時間を入力して、日報の画面で予測と実績の差を確認することもできます。
その日のToDoの予測時間を計算して、カーナビの到着時間のように「仕事を終えて帰れる時間」が早い段階からわかります
Case
導入事例
エクスリンク法律事務所様
テレワークで働くメンバーで仕事の責任と期限を明確にする為にチームToDoを活用
吉田郁子弁護士
2020年8月に設立されましたエクスリンク法律事務所様は、2名の弁護士と1名のスタッフの3名が、在宅ワークを含め別々の場所で働くことが多く、メンバー間のタスク共有が課題でした。タスク管理方法が人によって様々だと、タスク共有ができず、仕事を頼んだつもりでも曖昧になったり、タスク登録を失念して放置されたりするリスクを懸念されていました。
仕事の依頼が明確に伝わっても、優先度や期限についての認識に相違があると、遅れてはいけない仕事が後回しになり、クライアントのニーズに十分応えられないおそれがあります。特にクライアントに直に接している弁護士からスタッフに対して、状況に応じた仕事の優先度・重要度をいかに的確に伝えるかが難しく、重要度の高い仕事の場合は、依頼した相手に督促をするというタスクをご自分で管理されていたそうです。
今までは齟齬が無いようにメールで仕事の依頼をしていましたが、メール本文に複数の依頼を書いても、相手がその一部しか認識しないこともあり得ると、心配されていました。
チームToDoを利用されているパソコン
まず、上記の課題解決にチームToDoを選ばれた大きな理由は仕事の責任と期限の明確化です。仕事の依頼はチームToDoを使うことで、曖昧にならずにすみますし、期限をお互いに管理できます。また、タスクのチェック機能を利用することで、留意点を正確に伝えられることも評価いただいています。
離れて仕事をしていると、相手の繁閑がわかりづらく、時間がかかりそうな依頼をするのを躊躇してしまいますが、チームToDoで依頼相手を選ぶ際に相手の今日の終業予定時刻が表示されるので、急な仕事を頼んでよいかの判断がしやすくなったそうです。
またチームToDoにはToDoと連動したチャット機能があり、
これで質問や回答などのキャッチボールをされています。メッセージの既読管理機能がありますので、すぐに返事ができない時は、既読をつけておくことで相手に内容を確認したことを伝えておられます。チャットのスタンプは「了解しました」や「確認中」など、通常文字で入力しているような内容をカンタンに伝えられるので、それをうまく活用されています。出先でも、スマホからチームToDoにアクセスすることで、ロスタイムなくタスクやチャットのキャッチボールができているそうです。
このように、チームToDoの導入によってメンバー間のコミュニケーションロスが無くなり、クライアントの事案解決に注力できていると、ご評価頂いております。
チームToDoで働き方改革
BOOK
ガイドブック
業務効率を格段にあげるチームToDoという発想（業務効率化ガイド）を無料でダウンロードにして頂けます。
日頃お仕事で使用されているメールアドレスでお申込みください。（フリーメールは基本的に不可）