日報を自動作成できるタスク管理（ToDo共有）

チームToDoは業務効率化を実現するために開発されたタスクベースマネジメントツールです。

タスクベースマネジメントとは

仕事を細かなタスクに分解する管理手法で、「今週中に企画書を作る」のように仕事を大ぐくりで見ないで、企画書作成に必要な項目に分解をすることで、抜け漏れを防いだり進捗を確認できる効果があります。
これが頭の中でできる優秀な人ばかりではありませんので、管理ツールを使ってチーム内でタスクを共有し管理職が日常的に指導をする必要があります。

チームToDoが必要な職場

情報共有ができていない

期限を守らない人がいる

指示がうまく伝わらない

残業が多い

今のToDoアプリが使いづらい

日報を書くのが面倒

ジョブ型雇用に課題がある

生産性が低い

チームToDo導入の８つの効果

効果１　使ってくれない人に使わせる

チームでToDoを共有しようとツールを導入しても、メンバーの中で協力してくれない人がいると効果がありません。どの職場にも「忙しい」とか「めんどうだ」と言って使ってくれなかったり、大雑把なスケジュールやタスクを入れる人がいて、期待通りの効果が出せていないのが現状です。
そこでチームToDoには非協力的な人に管理職が指導できる機能をご用意しています。

使ってくれない人に使わせるための機能例

Teamsなどの一般的なツールではうまくいかない？

マイクロソフトのチームズなど一般的に普及しているツールでチームのタスク共有をしている職場も多いと思いますが、課題があってうまく運用できないときはチームToDoをご検討ください。

Teamsなどの一般的なツールとの比較

効果２　仕事の期限を意識させる

仕事の期限管理

チームワークを高めるにはメンバー同士の信頼関係が重要になりますが、仕事の期限が守れないと全体の進捗に影響がでるだけでなく、依頼した相手との関係性が悪くなります。
チームToDoで仕事を管理すると期限が明確になり、期限が近い仕事から順に表示されますので、優先順位がつけやすくなるはずです。
毎朝届く定時通知メールには期限を過ぎてしまったToDoの件数が表示されますので、仕事が滞っている人を上司が見つけてフォローすることができます。

期限を意識させるしかけ

効果３　部下に明確に指示をする

一般的なタスク共有ツールと違ってチームToDoでは指示をする人（依頼者）と指示される人（依頼先）が明確に定義されています。指示をする際に以下の項目を設定することができます。

期限
開始日（仕事が始められる日）
ウォッチ（他の関係するメンバー）
参考リンク（URL)
添付ファイル
場所（住所や名称）
優先度
タグ（集計や分類用）
削除権限（複数人への依頼で対象外の人は消すことを許可する）
コメント（録音や画像貼り付けもできる）

ToDoの入力は依頼者、依頼先どちらでも可能で、他のメンバーが代理で入力することもできます。
指示をすると相手の受信トレイに届き、受付→完了報告→承認の流れでToDoが完了し、最後にサンキューポイントを送って相手を評価します。

テンプレートから一括で複数ToDo登録

テンプレートに定形の業務を登録しておけば、毎回の入力作業が低減できます。またテンプレートには複数のToDoを含めることができるので、一連の業務を一括で登録でき、それぞれのToDoに別々の期限を設定することが可能です。

声と画像で指示内容を伝える

日頃からメールやチャットで仕事の指示をすることも多いと思いますが、文字だけですと微妙なニュアンスや気持ちが伝わらなかったり、あいまいな表現になってしまい質問や回答にムダな時間を費やしてしまいます。チームToDoにはコメント欄にクリップボードから画像を貼り付けたり、声を録音する機能がありますので、相手が理解できるように伝えることができ、ムダなやりとりが減らせます。

部下に指示を出す機能

効果４　残業を減らす

仕事の時間管理

残業が常態化している人は任される仕事が多いエース級の人や、仕事のペースが遅い人、仕事のクオリティにこだわりすぎる人などいくつかのタイプに分けられます。残業時間に何をしたのかを管理している職場は多いと思いますが、日中の時間の使い方に問題がなかったかを確認すれば、残業になってしまう理由がわかるはずです。チームToDoは残業を申請をする機能に、その日の時間の使い方を確認するリンクがついています。

残業を減らすしかけ

効果５　生産性を向上させる

成果と時間のバランス

生産性は成果÷時間で計算するので同じ売上金額でも費やした時間が長ければ生産性は下がります。部下が指示した仕事に必要以上に時間をかけてしまうこともあるので所要時間の見込みを伝えることが重要です。
チームToDoでは指示する仕事の予測時間が設定できるようになっていて、日報の画面で予測と実績の差を確認することもできます。またプロジェクトごとや得意先ごとに費やした時間を計算し生産性を数値化する機能もあります。

生産性を数値化する仕組み

効果６　出勤してすぐに作業に取りかかる

出勤してすぐに作業に取りかかれない人は、仕事の優先順位がつけられていない可能性があります。
チームToDoには毎日決まった時間に、その日のToDoや予定をメールで知らせてくれる定時通知メール機能があり、送信するメールにCCで上司にも送ることができます。
メール配信時刻を始業時刻に合わせておけば、ToDoやスケジュールは前日の終業時までに入力しておく必要がありますので、夕方に翌日の行動をシミュレーションさせることで、出勤してすぐに行動を開始できるようになるはずです。

効果７　手間なく業務報告する（日報自動作成）

仕事のアウトプット管理

特にテレワークでは部下がサボっていないか管理することが難しいと言われますが、パソコンの操作が中心のオフィスワークでも、仕事をしているフリをすることは可能です。どこで働いているにしても勤務時間だけでなく仕事のアウトプットも管理する必要があります。

チームToDoはToDoを完了させると日報に移動するので、手間をかけずに日毎のアウトプットを上司と共有することができます。
ToDoを入力しないと日報には何も入らないので、事前にToDoをするように部下指導をすることもできます。

日報自動作成機能の詳細

効果８　楽にジョブディスクリプションを作成する

ToDoから職務記述書を作成する

最近、ジョブ型雇用が注目されていますが、管理職がジョブディスクリプション（職務記述書）を作成する作業負担が大きいのが課題です。部下の仕事内容を把握しないとジョブディスクリプションは作成できません。チームToDoに登録されたToDoやスケジュールをエクスポートして職務ごとに仕分けることで、楽にジョブディスクリプションを作成することができます。

ジョブディスクリプションを作成する仕組み