事例

 
 
 
 
 
 

Case

導入事例

エクスリンク法律事務所様

テレワークで働くメンバーで仕事の責任と期限を明確にする為にチームToDoを活用

吉田郁子弁護士

吉田郁子弁護士

チームToDo導入前の課題
2020年8月に設立されましたエクスリンク法律事務所様は、2名の弁護士と1名のスタッフの3名が、在宅ワークを含め別々の場所で働くことが多く、メンバー間のタスク共有が課題でした。タスク管理方法が人によって様々だと、タスク共有ができず、仕事を頼んだつもりでも曖昧になったり、タスク登録を失念して放置されたりするリスクを懸念されていました。
 仕事の依頼が明確に伝わっても、優先度や期限についての認識に相違があると、遅れてはいけない仕事が後回しになり、クライアントのニーズに十分応えられないおそれがあります。特にクライアントに直に接している弁護士からスタッフに対して、状況に応じた仕事の優先度・重要度をいかに的確に伝えるかが難しく、重要度の高い仕事の場合は、依頼した相手に督促をするというタスクをご自分で管理されていたそうです。
 今までは齟齬が無いようにメールで仕事の依頼をしていましたが、メール本文に複数の依頼を書いても、相手がその一部しか認識しないこともあり得ると、心配されていました。
 
チームToDoを利用されているパソコン

チームToDoを利用されているパソコン

チームToDoの導入効果
まず、上記の課題解決にチームToDoを選ばれた大きな理由は仕事の責任と期限の明確化です。仕事の依頼はチームToDoを使うことで、曖昧にならずにすみますし、期限をお互いに管理できます。また、タスクのチェック機能を利用することで、留意点を正確に伝えられることも評価いただいています。
 離れて仕事をしていると、相手の繁閑がわかりづらく、時間がかかりそうな依頼をするのを躊躇してしまいますが、チームToDoで依頼相手を選ぶ際に相手の今日の終業予定時刻が表示されるので、急な仕事を頼んでよいかの判断がしやすくなったそうです。
 またチームToDoにはToDoと連動したチャット機能があり、
これで質問や回答などのキャッチボールをされています。メッセージの既読管理機能がありますので、すぐに返事ができない時は、既読をつけておくことで相手に内容を確認したことを伝えておられます。チャットのスタンプは「了解しました」や「確認中」など、通常文字で入力しているような内容をカンタンに伝えられるので、それをうまく活用されています。出先でも、スマホからチームToDoにアクセスすることで、ロスタイムなくタスクやチャットのキャッチボールができているそうです。
 このように、チームToDoの導入によってメンバー間のコミュニケーションロスが無くなり、クライアントの事案解決に注力できていると、ご評価頂いております。 

某製造業様

 ━━━お客様の状況

  • 京都に本社工場のある企業で、2名の部下を持つ大阪オフィスの責任者(プレイングマネージャー)の方です。3名が別々の役割で動かれていてほとんどオフィスにいることが無いほど、とても多忙にされています。

 
━━━Team ToDoないとき

  • 毎朝の会議で1時間かけて、3人の仕事の進捗を確認して全員のToDoを自分のノートに書いていました。そして指示した仕事の期限が近づくと外出先から督促メールをおくったり、その仕事が完了したのかを本人に確認する作業をメールや電話で行っていました。

 
━━━Team ToDoあるとき

  • 昨日できなかった仕事を再び書き写す作業が不要になり、期限の近い順にリストが並ぶので、部下がうっかり期限を忘れることが減りました。部下は終わった仕事を早く消したいので、終わったらすぐに完了ボタンを押します。そのタイミングで上司に完了報告が自動で届きます。その結果、督促メールの必要が無くなり、毎朝の会議が15分(四分の一)に短縮されました。

 お仕事別の活用方法

卸売・小売業 製造業 建設業 不動産業 金融・保険業 サービス業 運輸業の方

営業
得意先への営業活動を可視化
定期的に得意先を訪問する、見積を出してから数日後にフォローの電話をする、納品後に請求書を発行する、入金を確認する等、営業のお仕事はToDoがいっぱい。失念すると信用を落とし、売上にも響いてきますので営業責任者とToDoを共有しておくことが重要です。
 
 

小売業の方

本部から店舗(ショップ)への指示を的確に
他店舗(チェーン)展開している本部からショップへの指示がメールやFAXだと、接客業務の多さに忙殺されて、何をいつまでにやらないといけないかを管理しづらくなります。各店舗のToDoリストを本部で作ってあげるサービスが必要です。
 
 

卸売・小売業 製造業 建設業 サービス業 運輸業の方

技術職
プロジェクトや保守・メンテナンスでタスクの期限遅れを防ぐ
1つのプロジェクトを複数の人がToDoを分担している場合、1つのToDoの失念から全体に大きな影響を及ぼす危険性もあります。また施工や保守業務には安全管理において重要なToDoが多く存在していますので、期限遅れや失念がないような対策が必要で、管理責任者とのToDoの共有は必須です。
 
 

卸売・小売業 製造業 建設業 不動産業 金融・保険業 サービス業 運輸業の方

事務職
ルーチンワークや雑務を抜け漏れなく処理する
少ない人数で多くの事務処理をこなすデスクワークのお仕事はいつまでに何をやらないといけないかは明確ですが、重要度の高い緊急の仕事が入ったり、トラブルなどでイレギュラーな処理が必要になることがあり、常にToDoの期限を調整しながら優先度の高い順に業務をこなすには、責任者と担当者の ToDoの共有は必要です。
 
 

トップページに戻る