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Team ToDoの主な機能

 仕事の依頼 

チームToDoではメールのようにToDoを送って仕事を依頼することができます。また、受付したToDoを他のメンバーに引き継ぎ(申し送り)をすることもできます。

声と画像で伝える
文字だけだと伝わりにくい微妙なニュアンスは声を録音することができますし、画面のスクリーンショットなど、画像をクリップボードから貼り付けることもできます。

 

 ワークフロー 

依頼されたToDoは受信トレイに届いて受付すると自分のToDoリストに入ります。ToDoを完了させると依頼者に届いて、承認されるとToDoリストから消えます。
依頼された仕事が完了するまで(依頼先は)消すことができませんので、メールのように途中でフェードアウトすることがありません。

 

 Thank youポイント

依頼された仕事が終わって完了報告をすると、
仕事をお願いした相手に対して「ありがとう」を伝える気持ちをポイントで数値化するので、感謝の見える化ができます。Thank youポイントはプラスとマイナスの評価がそれぞれ2段階と標準の評価の5段階あり、依頼した仕事のアウトプットを評価することができます。

 

プラスの評価は花を贈るイメージになっていて、反対にマイナスの評価は花が散ってしまいます。相手には贈ったポイントは個別に伝わらないので、マイナスの評価をためらう必要はありません。その日に受け取ったポイントの合計が画面に表示されます。

 

またToDoの期限を過ぎてしまうとマイナスの評価しか押せない制限がかかっていますので、どれだけ良い結果が出せても期限を守らないと悪い評価になってしまいます。

 
管理者はメンバー全員のThank youポイントの量やポイント数の内訳を見ることができます。青や水色が多いと良い評価で、黄色や赤が目立つと評価が低いことを表しています。

 厳格な期限管理

チームToDoは期限を厳格に管理するのが特徴です。口頭で依頼すると期限があいまいになりがちですが、チームToDoに登録するToDoには全て期限が日と時刻で設定されます。この期限を意識して、間に合わせようと努力することで、チーム全体の仕事のスピードが速くなる効果が期待できます。
依頼された人はToDoの期限を変更することはできません。依頼者は延期することができますが、早めることはできません。期限を守れそうにない状況になれば、依頼者に相談して延期してもらう必要があります。

期限が近づいたToDoをメールでお知らせするリマインドメール機能がありますので、直接は督促しづらい場合でもリマインドメールを設定しておけば、システムが自動で督促してくれます。また、作業を開始できる日(開始日)を設定すれば設定した日までは表示されないので、その仕事を意識せずにすみます。

 チェック機能

ToDoの中にチェックを追加して、相手に必ずやってほしい要件を伝えることができます。例えば会議の段取りを依頼する際に、会議室の予約や資料の印刷など、必要な項目を確認しておけばやり忘れが防げます。

 テンプレート

定形の業務を登録しておけば、すぐに呼び出して反映させることができますので、ToDoの入力の手間が省けます。

 残作業量をグラフで表示 

未完了のToDoを日ごとに件数と時間のグラフで表示できますので、作業の多い日を把握することができます。 

 
 
管理者はメンバー全員の完了(緑)/ 未完了(赤)のToDoをグラフで見ることができます。赤が多いと残作業が多いことを表しています。

 終業予定時刻の表示 

現時刻から今日が期限の仕事見込み時間を加算し、何時に帰れるかを表示します。
早い時刻から残業を意識させることで対処を促します。
 

   
 

仕事を依頼する前に、メンバー全員の終業予定がわかるので、残業させずに緊急の仕事を誰に依頼すべきかを判断できます。

 

 プロジェクト管理

チームToDoに登録されたToDoを抽出する条件をリストとして保存することができます。例えばプロジェクトに関係するメンバー全員のToDoリストを一覧表示することや、進捗をガントチャートで表示することができます。完了したToDoは帯がグレーになるので、遅れているToDoとその担当者が一目瞭然です。

 生産性チェック機能

チームToDoに登録するToDoやスケジュールにタグを付ける機能があります。例えばプロジェクト名のタグをつけると、プロジェクトごとの使った時間を計算することができます。そして生産性チェック機能を使ってプロジェクトごとの成果(売上など)を入力するとタグから計算された所要時間の合計で割った「生産性」を表やグラフで月ごとの変化を見ることができます。
成果が大きくても使った時間も多くなれば生産性は下がりますので、成果に見合った時間の使い方を意識させる効果があります。

 タグ付けルール設定(条件タグ)

タグをつける条件を設定しておけば、条件に合致するToDoに自動でタグを付けることができます。例えば依頼してから2時間以内の期限であれば自動で「至急」というタグをつけることもできます。

 CSV出力

登録済のToDoを検索して抽出されたリストをCSVファイルにエキスポートすることができます。
それをエクセルで加工してチームToDoにインポートすることができますので、過去に登録したToDoから一括で新しいToDoを登録することができます。

 スケジュール機能

チームToDoのスケジュール機能は予定の中にToDoを追加できるのが特徴です。例えばデスクワークという予定の中に、その時間帯にするToDoを入れて作業時間を確保するといった使い方です。予定に他のメンバーを招待して出欠を確認することができ、参加メンバーだけのチャットルームが自動で作られます。

 日報

やり終えた仕事(ToDo)は日ごとに一覧表示されます。これを見れば誰からたのまれた仕事をどれぐらいやったのか、つまり仕事の量がわかります。予測時間と実績時間の差もわかりますので、これを見てムダな仕事がないか、調べることができます。 

ToDoの下にはスケジュールが表示され、その下のコメント欄で本人と上司のコミュニケーションをとることができます。

 チャットの通知を減らす工夫 

チームToDoのチャット機能は新着のメール通知を減らすために、通知間隔を10分~24時間の8段階に設定することができます。またタイムレコーダー機能の勤務中ではない人や、返信やToで選んだ相手以外のメンバーにはメール通知が届きません。また、5種類のスタンプはすべて肯定する意思表示なので、押されても通知が届きません。

 勤怠管理機能 

チームToDoの出退勤記録機能(2020年5月時点ではβ版で提供)は1日に中抜けと復帰を何回でも記録できるのが特徴です 。テレワークの場合は仕事中にプライベートな出来事が割り込んでしまうこともありますが、仕事のONとOFFを実態通りに記録することで勤務時間の管理が曖昧にならずにすみます。

 

チームToDoの勤怠管理機能には休暇、休日出勤、超勤(残業)、中抜けを申請する機能があります。申請が承認されるとカレンダーの背景色が、勤務時間は白(勤務時間外はグレー)になって仕事のONとOFFが明確になります。

 ファイル機能 

チームToDoのToDoやスケジュール、チャットにはファイルを添付する機能があります。それぞれの機能で添付したファイルは「添付ファイル」フォルダに格納されますので探す手間がかかりませんし、必要に応じて他のフォルダに移動させることもできます。予め登録してあるファイルから、ToDoやスケジュールを新規に作成することもできます。

 

ファイルの詳細画面から新しいバージョンのファイルを上書き保存することができますので、リンクを変えずにファイルの中身を更新することができます。上書きしても過去のファイルは50件まで保存されていますので、復元することもできます。

ガイドブックの表紙

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