ToDoで期限を守らせて業務効率化するツール「チームToDo」

期限を守らないと業務効率が下がる

ひとりだけ提出が遅れて
他のメンバーに迷惑
約束の日を過ぎてしまって
顧客から大クレーム
催促してばかりで
仕事が進まない

期限を守れると業務効率が上がる

今日やることが明確に
 優先順位がつけやすい
信頼関係が築けて
 チームワークが向上する
催促する仕事が減って
 マネジメントに集中できる

 

期限を守るための管理ツール

ToDoリストの利用が不可欠

期限(締め切り)を管理
頼まれた人(依頼者)を管理
完了と未完了を管理

だけど、使ってくれない人が...

忙しいのでムリです!
 入力してるヒマは無い
書くのがめんどう
 やっても長続きしない
仕事内容を知られたくない
 ダラダラと働いて残業代をかせぐ

使ってもらう仕掛けが満載

使えるツールがチームToDoです!

ToDo(タスク管理)を使ってもらう仕掛け

依頼する人がToDoを入力して送る

「Todoは入力が面倒だ」といって使ってくれない人がいますが、チームToDoでは仕事を依頼する人がメールのようにToDoを送ることができますので、届いたToDoを受け付けするだけで、自分のToDoリストに入ります。

 

 

感謝を見える化する「Thank youポイント」

チームToDoには依頼した仕事に対してポイントを贈る「Thank youポイント」機能があります。仕事をお願いした相手に対して「ありがとう」を伝える気持ちをポイントで数値化するので、感謝の見える化ができます。

 

5段階のThank youポイント

Thank youポイントはプラスとマイナスの評価がそれぞれ2段階と標準の評価の5段階あり、依頼した仕事のアウトプットを評価することができます。
プラスの評価は花を贈るイメージになっていて、反対にマイナスの評価は花が散ってしまいます。
相手には贈ったポイントは個別に伝わらないので、マイナスの評価をためらう必要はありません。
その日に受け取ったポイントの合計が画面に表示されます。

期限を守らないとマイナスポイント

Thank youポイントは期限をすぎるとマイナスの評価しか押せない制限がかかっていますので、どれだけ良い結果が出せても期限を守らないと悪い評価になってしまいます。

 

 

動画でわかるThank youポイント

期限の変更権限

チームToDoは期限を厳格に管理するのが特徴です。依頼されたToDoを受付すると期限が双方で合意されたことになり、依頼先は期限を変更することができません。依頼者は延期(未来に変更)することはできますが、早めることはできません。期限を守れそうにない状況になれば、依頼者に相談して延期してもらえるか相談をする必要があります。それが許容できれば依頼者の判断で期限を延期するという流れになります。
 

自動督促リマインドメール

チームToDoには期限が近づいたToDoをメールでお知らせするリマインドメール機能があります。直接メールや口頭で督促しづらい場合は依頼する時点でリマインドメールを設定しておくと、システムが自動で督促してくれます。1つのToDoに3日前、1日前、3時間前など複数設定することが可能です。

期限を意識させることが重要

口頭で依頼すると期限があいまいになりがちですが、チームToDoに登録するToDoには全て期限が日と時刻で設定されます。この期限を意識して、間に合わせようと努力することで、チーム全体の仕事のスピードが速くなる効果が期待できます。

上司からのサポートも重要

チームToDoを活用すると問題のあるメンバーを見つけることができます。例えばThank youポイントの内訳を確認して、マイナスポイントの多い人に声をかけてみましょう。マイナスポイントがつくのは仕事のクォリティが低いか期限を守れていないのが原因ですので、スキルが不足しているのかもしれませんし、多くの仕事をかかえて過重労働になっている可能性もあります。

 

日報や定時通知メールを確認すると仕事が滞っているメンバーを見つけることができます。チームToDoは入力したToDoを毎日決まった時刻に本人と上司にメールで通知することができ、ToDoを完了させると日報に自動で反映されます。
問題をかかえているメンバーがいれば日報や定時通知メールで1日の時間の使い方を確認して、そこに労働時間に見合った作業内容がない場合は、本人に確認して入力するように指導してください。

マンガでわかる職場の課題

推薦図書

 デッドライン仕事術

 <著 者> 吉越浩一郎
 
 トリンプ元社長の吉越浩一郎さんは、ユニークな仕組みで全社残業ゼロ&19期連続増収増益を達成された実績の持ち主で、これらの本ではその経緯やノウハウが紹介されています。
 
 デッドライン仕事術はサブタイトルが「すべての仕事に締切日を入れよ」となっていて、仕事の期限をきちんと管理をして残業を減らすことを提唱されています。つまりToDoで期限管理を徹底して業務効率を上げるという考え方です。
 
 「残業ゼロ」の仕事力もオススメです。

 

 マンガでわかる!タスクシュート時間術〈超入門〉

 <著 者> 岡野純 佐々木正悟
 
 TaskChute1日の仕事を管理して、終了予定を計算し残業にならないように調整できるエクセルベースのツールです。個人で利用するにはタスクシュートは優れたツールですが、チーム全員で使うならチームToDoがオススメです。
 
 本書では時間管理を理解するために引っ越しというわかりやすいイベントに例えて、引っ越しに必要なToDoを期限までに終える時間管理方法をマンガでわかりやすく解説しています。
 
マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門もオススメです。

 

もっと詳しく知りたい

資料の表紙
Team ToDoの詳しい資料はこちらからダウンロードできます。
会社名
*お名前
*メールアドレス

ガイドブック(無料)

ガイドブックの表紙

業務効率を格段にあげるチームToDoという発想(業務効率化のガイドブック)を無料でダウンロードして頂けます。

会社名
*お名前
*メールアドレス

まずは無料で使ってみたい

FreeEdition 新規登録(無料)のお申込み 

  • 事業用のメールアドレスで申請してください(フリーメールは基本的に不可)
  • ご利用は事業用途に限ります
  • 機能限定で5ユーザーまで無料でお使い頂けます
  • ログインしない期間が30日を過ぎると自動で削除されます

 

 以下のソフトウェア使用許諾契約に合意して、お申し込みください

ソフトウェア使用許諾契約

ソフトウェア使用許諾契約

は入力必須
*会社名
*お名前
部署名
郵便番号
都道府県
住所
市区町村
番地等
建物名
*電話番号
*メールアドレス
*Agreement
上記の「ソフトウェア使用許諾契約」に同意します

HOME | ToDoで業務効率化(期限を守る)

チームToDoで働き方改革

テレワークのアイコン

テレワーク

残業削減のアイコン

残業削減

業務効率化のアイコン

業務効率化

仕事の見える化のアイコン

仕事の見える化

ジョブ型雇用のアイコン

ジョブ型雇用