社労士弁護士など士業事務所で人気のタスク管理ツール

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スタッフへの依頼や指示で困っていませんか?

指示や依頼内容が
うまく伝わらない
上司の指示がわからない部下
期限があいまいで
催促ばかりしている
口頭で指示を出している上司
やり終えたら
報告してほしい

そんな課題はチームToDoが解決します!

チームToDoロゴ
チームToDo画面

ユーザーの半数が士業事務所で利用されています 

 
50%の円グラフ

士業事務所で評価されている理由

チームToDoが社会保険労務士や弁護士事務所で多く使われている理由は、これまで社労士や弁護士の先生から多くのご要望をいただいて、機能追加やバージョンアップを繰り返してきたためで、もっとも士業事務所に適したタスク管理ツールだと言えます。
 

仕事の指示に特化したタスク管理ツール

メールのようにToDoを送受信

チームToDoはメールのようにToDoを送ってスタッフに指示を出すことができます。ToDoを受け取った相手は受信トレイから受け付けをするだけで自分のToDoリストに入りますので、転記する手間や失念する心配がありません。
ToDoを送る際に入力するのは

  • 件名(仕事の内容)
  • 依頼先(仕事を指示する相手をプルダウンから選ぶ)
  • 期限(初期設定は当日の定時)

 
が必須項目となりますので、「誰に」「何を」「いつまでに」 やってほしいのかさえ最低限入力できればOKです。

 

声で指示を伝える

文字では伝えづらい場合や、文字にすると冗長になる場合は音声を録音して指示内容を相手に伝えることができます。微妙なニュアンスや感情も相手に伝わりますし、キーボードで入力するより短時間で指示が送れるでしょう。60秒まで録音できますので、留守番電話のような感覚で端的に伝わります。
※この機能は2021年5月にリリースするバージョンで実装予定です

終わったら完了報告させる

メールでスタッフに指示をして何度かやりとりしているうちにフェードアウトして、うやむやになってしまうことはありませんか?指示した仕事が完了しているのに、終わったことを報告してこないスタッフはいませんか?
チームToDoでは指示をして相手が受付をすると、完了報告をするかこちらが削除しない限り相手のToDoにデータは残りますので、フェードアウトすることはありません。また完了報告後にサンキューポイントを送って評価する仕組みがあり、期限を守らないと悪い評価しか送れない制限がありますので、期限を意識させることができます。

ToDoを完了すると自動で日報に反映

ToDoを完了させるとToDoリストからは消えますが、日ごとの完了済リスト(日報)に自動で反映されます
その日どんな作業をしたのかを確認するには日報が適していますが、記入する手間がかかってしまうと業務効率が下がってしまいます。チームToDoではToDoを完了させるだけで日報ができますので、タスク管理ができていれば二度手間は発生しません。

代理で入力してもらえる

スタッフに指示したい内容を、入力作業が得意な別のスタッフに代理で行ってもらうことができます。依頼者を自分にしてもらえば、仕事が終わったら完了報告をスタッフから受けることができます。
忙しくて入力できないときでも、電話で指示できるので大丈夫です。

自動督促リマインドメール

チームToDoには期限が近づいたToDoをメールでお知らせするリマインドメール機能があります。依頼する時点でリマインドメールを設定しておくと、システムが自動で督促してくれます。1つのToDoに3日前、1日前、3時間前など複数設定することが可能です。

リマインドメール

テンプレートから複数のToDoを登録

テンプレートに定形の業務を登録しておけば、毎回の入力作業が低減できます。またテンプレートには複数のToDoを含めることができるので、一連の業務を一括で登録でき、それぞれのToDoに別々のスタッフに割り振ったり、別の日を期限に設定することが可能です。

導入事例

エクスリンク法律事務所様

テレワークで働くメンバーで仕事の責任と期限を明確にする為にチームToDoを活用

吉田郁子弁護士

吉田郁子弁護士

チームToDo導入前の課題
2020年8月に設立されましたエクスリンク法律事務所様は、2名の弁護士と1名のスタッフの3名が、在宅ワークを含め別々の場所で働くことが多く、メンバー間のタスク共有が課題でした。タスク管理方法が人によって様々だと、タスク共有ができず、仕事を頼んだつもりでも曖昧になったり、タスク登録を失念して放置されたりするリスクを懸念されていました。
 仕事の依頼が明確に伝わっても、優先度や期限についての認識に相違があると、遅れてはいけない仕事が後回しになり、クライアントのニーズに十分応えられないおそれがあります。特にクライアントに直に接している弁護士からスタッフに対して、状況に応じた仕事の優先度・重要度をいかに的確に伝えるかが難しく、重要度の高い仕事の場合は、依頼した相手に督促をするというタスクをご自分で管理されていたそうです。
 今までは齟齬が無いようにメールで仕事の依頼をしていましたが、メール本文に複数の依頼を書いても、相手がその一部しか認識しないこともあり得ると、心配されていました。
 
チームToDoを利用されているパソコン

チームToDoを利用されているパソコン

チームToDoの導入効果
まず、上記の課題解決にチームToDoを選ばれた大きな理由は仕事の責任と期限の明確化です。仕事の依頼はチームToDoを使うことで、曖昧にならずにすみますし、期限をお互いに管理できます。また、タスクのチェック機能を利用することで、留意点を正確に伝えられることも評価いただいています。
 離れて仕事をしていると、相手の繁閑がわかりづらく、時間がかかりそうな依頼をするのを躊躇してしまいますが、チームToDoで依頼相手を選ぶ際に相手の今日の終業予定時刻が表示されるので、急な仕事を頼んでよいかの判断がしやすくなったそうです。
 またチームToDoにはToDoと連動したチャット機能があり、
これで質問や回答などのキャッチボールをされています。メッセージの既読管理機能がありますので、すぐに返事ができない時は、既読をつけておくことで相手に内容を確認したことを伝えておられます。チャットのスタンプは「了解しました」や「確認中」など、通常文字で入力しているような内容をカンタンに伝えられるので、それをうまく活用されています。出先でも、スマホからチームToDoにアクセスすることで、ロスタイムなくタスクやチャットのキャッチボールができているそうです。
 このように、チームToDoの導入によってメンバー間のコミュニケーションロスが無くなり、クライアントの事案解決に注力できていると、ご評価頂いております。 

料金

ログインしない期間が30日を過ぎると自動で削除されます。

料金表
100ユーザー以上はボリュームディスカウントができます(ディスカウント率はお問い合わせください)
ユーザー数は5単位で契約できます
月額の場合PayPal決済のみです

契約期間は利用開始月の1日~月末(年額の場合は12ヶ月後の月末)となります
上記に設定や操作説明などの役務は含まれていません

価格は全て税別です

研修メニュー

チーム内で タスク管理がうまくいかないといった課題がありましたら、チームToDoを活用した研修メニューをご用意しておりますので、併せてご検討ください。「手間がかかる」「忙しくて入力する時間がない」などと協力してくれない人がいて、ツールを導入しただけではうまくいかないこともあります。この研修で弊社がツールの使用方法やチーム内でのルール設定、管理職がすべきことなど、丁寧にアドバイスいたします。

資料ダウンロード

日頃お仕事で使用されているメールアドレスでお申込みください。(フリーメールは基本的に不可)

資料の表紙
Team ToDoの詳しい資料はこちらからダウンロードできます。
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ガイドブック(無料)

ガイドブックの表紙

業務効率を格段にあげるチームToDoという発想(業務効率化のガイドブック)を無料でダウンロードして頂けます。

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