Teams(Planner)でタスク管理がうまくいかないなら「チームToDo」がオススメ

 
 
 

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タスク管理ツール

タスク管理の画面(パソコン)

 

導入の目的

チームでタスク(ToDo)を共有
プロジェクトの進捗を確認
仕事の優先順位を正しくつける
メンバーの仕事量を把握
メンバー間で助け合う

だけど、使ってくれない人が...

忙しいのでムリです!
 入力してるヒマは無い
忙しくしている社員
書くのがめんどう
 やっても長続きしない
怠けている社員
仕事内容を知られたくない
 ダラダラと働いて残業代をかせぐ
情報を開示しない社員
円グラフ
棒グラフ

一般的なタスク管理ツール

Microsoft Teamsのような一般的なツールでは以下の管理がやりにくい(できない)場合があります

Teamsでタスク共有するにはPlannerを利用します

所要時間の管理

 一つのタスクでも短時間で終わるものもあれば、数時間かかるものもありますので、所要時間が管理できないと仕事の量が把握できません。

期限の管理

期限を空白で入力できたり、誰でも自由に期限を変更できてしまいます。

担当の割当

入力したタスクに誰も割り当てないことができたり、割り当てたタスクを誰でも自由に変更したり外したりできてしまいます。

タスクの分類

グループやプロジェクトの中にToDoを入れていく設計ですので、グループやプロジェクトを削除すると中のToDoまで消えてしまいます。またフィルターで抽出することもできますが、フィルター条件は保存できないので、毎回条件を設定する必要があります。

タスクの完了

メンバーなら誰でも承認なく完了扱いにできてしまいますので、管理がしづらい場合があります。また完了済のタスクを日毎メンバー毎に見るにはフィルターの条件設定が毎回必要です。

通知機能

通知のタイミングが一律で、コメントは入力した本人も含めメンバー全員に通知されるので、関係のないメールを削除する手間が増えてしまいます。

開始日の管理

開始日の設定ができないので、かなり先のタスクまで表示されてしまい、画面上が煩雑になってしまいます。

スケジュールとの連携

カレンダー上にタスクが表示されますが期限日で管理されているため、期限日より前に実施しようという意識が薄くなります。

使えるツールがチームToDoです!

チームToDoロゴ
チームToDo画面

一般的なツールには無い機能が満載

メールのようにToDoを送受信

「Todoは入力が面倒だ」といって使ってくれない人がいますが、チームToDoでは仕事を依頼する人がメールのようにToDoを送ることができますので、届いたToDoを受け付けするだけで、自分のToDoリストに入り他のメンバーとも共有できます。

 
メールのようにToDoを送る
メールのようにToDoを送受信

自分のToDoを完了させると自動で日報に移動するので、日毎にどんな仕事をしたのかを把握することができます。日報は本人と上司が見ることができ、コメント欄で会話をすることもできます。

ToDoの画面
ToDoを完了させると日報に移動
日報の画面
予測時間と実績時間の差もわかります

期限の変更権限

チームToDoは期限を厳格に管理するのが特徴です。依頼されたToDoを受付すると期限が双方で合意されたことになり、依頼先は期限を変更することができません。依頼者は延期(未来に変更)することはできますが、早めることはできません。期限を守れそうにない状況になれば、依頼者に相談して延期してもらえるか相談をする必要があります。それが許容できれば依頼者の判断で期限を延期するという流れになります。
 

期限の管理

自動督促リマインドメール

チームToDoには期限が近づいたToDoをメールでお知らせするリマインドメール機能があります。直接メールや口頭で督促しづらい場合は依頼する時点でリマインドメールを設定しておくと、システムが自動で督促してくれます。1つのToDoに3日前、1日前、3時間前など複数設定することが可能です。

リマインドメール

開始日まで表示されない

作業を開始できる日(開始日)を設定すればその日までは通常のリストには表示されません。例えば年に1度の仕事が終われば、それをコピーして翌年の同時期に同じToDoを登録しておけば失念することもなく、開始日まで表示されないので画面が煩雑になりません。

ToDoは未来の自分へのメッセージです
開始日の設定

上司が管理しやすい機能が充実

残作業をグラフで表示

管理者はメンバー全員の完了(緑)/ 未完了(赤)のToDoをグラフで見ることができます。赤が多いと残作業が多いことを表しています。
棒グラフ

毎朝届くメールで状況把握

今日のToDoとスケジュールを定時に通知するメールが本人とCCで上司にも届きます。上司はメンバー全員のメールを受け取って、今日の予定を確認することができます。

提示通知メールのイメージ
定時通知メールを見ると未対応の件数がわかりますので、仕事が滞っていることがわかりますし、ToDoの件数やスケジュールが少ないと入力を怠っていることを注意することもできます。

導入事例

エクスリンク法律事務所様

テレワークで働くメンバーで仕事の責任と期限を明確にする為にチームToDoを活用

吉田郁子弁護士

吉田郁子弁護士

チームToDo導入前の課題
2020年8月に設立されましたエクスリンク法律事務所様は、2名の弁護士と1名のスタッフの3名が、在宅ワークを含め別々の場所で働くことが多く、メンバー間のタスク共有が課題でした。タスク管理方法が人によって様々だと、タスク共有ができず、仕事を頼んだつもりでも曖昧になったり、タスク登録を失念して放置されたりするリスクを懸念されていました。
 仕事の依頼が明確に伝わっても、優先度や期限についての認識に相違があると、遅れてはいけない仕事が後回しになり、クライアントのニーズに十分応えられないおそれがあります。特にクライアントに直に接している弁護士からスタッフに対して、状況に応じた仕事の優先度・重要度をいかに的確に伝えるかが難しく、重要度の高い仕事の場合は、依頼した相手に督促をするというタスクをご自分で管理されていたそうです。
 今までは齟齬が無いようにメールで仕事の依頼をしていましたが、メール本文に複数の依頼を書いても、相手がその一部しか認識しないこともあり得ると、心配されていました。
 
チームToDoを利用されているパソコン

チームToDoを利用されているパソコン

チームToDoの導入効果
まず、上記の課題解決にチームToDoを選ばれた大きな理由は仕事の責任と期限の明確化です。仕事の依頼はチームToDoを使うことで、曖昧にならずにすみますし、期限をお互いに管理できます。また、タスクのチェック機能を利用することで、留意点を正確に伝えられることも評価いただいています。
 離れて仕事をしていると、相手の繁閑がわかりづらく、時間がかかりそうな依頼をするのを躊躇してしまいますが、チームToDoで依頼相手を選ぶ際に相手の今日の終業予定時刻が表示されるので、急な仕事を頼んでよいかの判断がしやすくなったそうです。
 またチームToDoにはToDoと連動したチャット機能があり、
これで質問や回答などのキャッチボールをされています。メッセージの既読管理機能がありますので、すぐに返事ができない時は、既読をつけておくことで相手に内容を確認したことを伝えておられます。チャットのスタンプは「了解しました」や「確認中」など、通常文字で入力しているような内容をカンタンに伝えられるので、それをうまく活用されています。出先でも、スマホからチームToDoにアクセスすることで、ロスタイムなくタスクやチャットのキャッチボールができているそうです。
 このように、チームToDoの導入によってメンバー間のコミュニケーションロスが無くなり、クライアントの事案解決に注力できていると、ご評価頂いております。 

料金

料金表
100ユーザー以上はボリュームディスカウントができます(ディスカウント率はお問い合わせください)
ユーザー数は5単位で契約できます
月額の場合PayPal決済のみです

契約期間は利用開始月の1日~月末(年額の場合は12ヶ月後の月末)となります

価格は全て税別です

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