期限を守らない人は
ToDoを使っていません


  • ToDo
  • を使わないと問題が

期限を守らない人は
他のメンバーに迷惑


 

仕事をうっかり忘れて
顧客から大クレーム


 

催促してばかりで
仕事が進まない


 
  • 業務を効率化
  • するにはチーム全員がToDoを使う

 今日やることが明確に
優先順位がつけやすい


 

 催促する仕事が減って
マネジメントに集中できる


 

 ムダな残業が無くなり
ワークライフバランスが向上

  • 抵抗する人
  • がいて使ってくれない

忙しいのでムリです!
入力してるヒマは無いと拒否


 

書くのがめんどう
言われた時だけで長続きしない


 

自分の仕事を教えない
ノンビリ働いて残業代をかせぐ

  • 使わせる
  • 仕組みを作る

最適なツールが「チームToDo」です!

2分でわかるチームToDo
 
2分でわかるチームToDo
 

ToDoを使わせる手法

依頼する側が入力するルールに

 Todoは「入力が面倒だ」という理由で使われていないケースが多いと思いますが、そう言わせないために、チームToDoでは仕事を依頼する側が入力してメールのように送る機能があります。これなら入力が面倒だという理由は通用しません。
 

感謝を見える化する「Thank youポイント」

 actuariseが提供しているチームToDoには「Thank youポイント」という機能があります。やってもらった仕事に対して5段階のポイントを贈る機能なのですが、これを使えば「感謝の見える化」ができます。依頼された仕事をやり終える度にポイントがもらえるしくみですが、チームToDoを使わないとポイントがもらえないわけですので、口頭やメールで依頼されたら「チームToDoで依頼してください」と返す人がでてきます。

期限を意識させる

 チームToDoで作ったToDoには全て期限が設定されます。この期限を守らないとThank youポイントは悪い評価しかつけられない仕組みになっています。期限を意識して、間に合わせようと努力することでチーム全体の仕事のスピードが速くなる効果が期待できます。
 
 日常的に口頭で部下に指示をしている人は、入力が面倒だと言われるかもしれませんが、いつも督促ばかりしている人はムダな作業から解放されますので、その効果が期待できれば自発的に活用してくれるでしょう。

 

ToDoと日報を連動させる

 通常のToDoソフトは仕事をやり終えるとリストから消えますが、チームToDoはやり終えた仕事を日ごとにリストで表示する機能があります。このやり終えた仕事リストを日報として使うことをオススメしています。日報を書くのは面倒ですが、ToDoに入力して消込さえすれば、自動的に日報になるのです。この仕組はToDoだけでなくスケジュールを入力させる目的にも使えます。

仕事の属人化を無くす

 担当が別れていて、自分の仕事は自分にしかわからない状態ですと、忙しい時に手伝ってもらえませんし、他のメンバーの仕事を手伝うこともできません。この属人化を解消するには、チームのメンバーがお互いの仕事内容を把握する必要があります。わざわざ自分の仕事を書き出して共有することは難しいと思いますが、チームToDoを使えば日々のToDo管理だけでお互いの仕事を共有することができます。そうしておけば手伝ってもらいやすい環境を作れますし、それが休暇を取りやすくすることにもつながります。休暇を取りやすくする為だと説明すれば、使ってくれるのではないでしょうか。

右の > を押して先に進めてください

自発的に使ってもらうしかけ

 このように、感謝を見える化するポイント制度や日報として導入すると、入力が手間だと主張する人は、否が応でも使わざるを得ません。また休暇を取りやすくする仕組みだと理解してもらうことも重要です。
 
 このようにToDoで仕事の見える化し無駄をなくして労働時間の短縮を図る、ワークライフバランスのコンサルティングメニューをご用意しています。

  • 業務効率化
  • コンサルティング

メニュー 

 

  • ToDoを活用した業務効率化研修
  • ワークライフバランス研修
  • 業務効率化会議(議事進行)
  • 従業員アンケート
  • 業務分析(ITツール活用)
  • 経営者(役員)フィードバック
  • 制度・施策検討のサポート

など 
 

人材開発支援助成金(特定訓練コース)の活用プラン
 
 

講師

 

ワークライフバランス認定コンサルタント

 

actuarise株式会社
代表取締役 三島浩一

 

<経歴>
  15年間  パナソニックのグループ会社に勤務
    5年間  デジタルアーツ株式会社に勤務
    3年間  EMCジャパン株式会社に勤務 
2013年 8月  actuarise株式会社を設立

実体験に基づいて独自のアプリを開発

 過去に勤務した会社では、自分自身の仕事を管理するためにToDoを使っていましたが、管理職になったとき、部下はToDoを使っていないことに気づきました。どうやって仕事を管理しているのかと聞くと「頭のなかでなんとなく管理している」「付箋に書いてパソコンに貼っている」「自分宛にメールで送っている」「ノートに赤字で書いている」などバラバラな答えが返ってきます。
 こんな状態ですから、指示した仕事を忘れたり期限を過ぎてしまうことが起こってしまい、当時私が使っていたToDoアプリを使うように指導しましたが、定着させるまでにかなりの時間がかかってしまいました。
 一般的なToDoソフトは使いこなせる人は前提に設計されています。いくら言っても使ってくれない人に、自発的に使わせる工夫はされていないのです。
 それなら自分で作って同じような課題を持っている方に使って頂こうと考え、このチームToDoというグループウェアを開発し、これを活用して業務効率を上げるノウハウを電子書籍で出版しました。

著書

 

業務効率を格段にあげる「チームToDo」という発想

  
 
Kindle
 
kobo
  

  
【コラム】社会保険労務士 河村文宏先生
生産性の高い社員のスキルを属人化せずチームの資産へと変え、生産性が伸び悩んでいる社員を上司やチームが支援する。また、上司はチーム全体の状況を俯瞰し、必要な支援や評価を行っていく。そして、生産性に対する意識改革を継続させる上で、この「チーム ToDo」はよく考えられたツールだと思います。(本文より) 
 

 

チームToDoで業務効率化

デスクワークの仕事量を把握

パソコンを使って仕事をしている人は、どのくらいの仕事を抱えているのかを時間で正確に把握していません。手当たりしだいに目の前の仕事に取り掛かり、今日はどこまですべきなのかを感覚的に判断していることが問題ですので、まずは「仕事の見える化」をしましょう。

チームToDoの主な機能

ToDo

やることとやったことの時間管理

 

スケジュール

会議や商談などで使った時間を管理


 

チャット

ToDoやスケジュールの中でチャット

右の > を押して先に進めてください

 スケジュールとToDoにタグを付ける


チームToDoにはタグという荷札のような機能があり、これをスケジュールと ToDoに付けることができます。例えば取引先のA社に訪問して商談をする時間や移動時間、見積や提案書を作成するといったA社に関わる時間に「A」というタグを付けます。

 

予め条件を設定しておけば、自動でタグを付けてくれる機能もあります。例えば期限が近いToDoに「至急」というタグを付けたり、完了した時間帯が18時以降なら「残業」というタグを付けるなどの活用ができます。

(画像をクリックすると拡大します)

 タグで検索する


チームToDoには期間やタグなどの条件を指定してスケジュールとToDoを検索する機能があります。例えば取引先のA社に関する「A」というタグで先月1ヶ月どれくらいの時間を使ったのかを調べる際に役立ちます。検索結果はCSV形式で出力できますので、計算や加工はExcelで行います。

 時間と成果を比較する

チームToDoのタグ機能と検索機能を使ってA社に費やした時間を計算することができますので、売上額と見比べて費用対効果を確認することができます。他の取引先に比べて費やした時間が多いわりに売上が少ないなら、生産性が低いと判断できますので訪問回数を減らすなど、時間の使い方を見直す判断がしやすくなります。 

推薦図書

 デッドライン仕事術

 <著 者> 吉越浩一郎
 
 トリンプ元社長の吉越浩一郎さんは、ユニークな仕組みで全社残業ゼロ&19期連続増収増益を達成された実績の持ち主で、これらの本ではその経緯やノウハウが紹介されています。
 
 デッドライン仕事術はサブタイトルが「すべての仕事に締切日を入れよ」となっていて、仕事の期限をきちんと管理をして残業を減らすことを提唱されています。つまりToDoで期限管理を徹底して業務効率を上げるという考え方です。
 
 「残業ゼロ」の仕事力もオススメです。

 

 マンガでわかる!タスクシュート時間術〈超入門〉

 <著 者> 岡野純 佐々木正悟
 
 TaskChute1日の仕事を管理して、終了予定を計算し残業にならないように調整できるエクセルベースのツールです。個人で利用するにはタスクシュートは優れたツールですが、チーム全員で使うならチームToDoがオススメです。
 
 本書では時間管理を理解するために引っ越しというわかりやすいイベントに例えて、引っ越しに必要なToDoを期限までに終える時間管理方法をマンガでわかりやすく解説しています。
 
マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門もオススメです。

 

お客様の声

 
 
 
 

株式会社スカイホープ様

ToDoで仕事を見える化、残業を40%削減
 仕事の期限を守れない一部のメンバーをどうにかしたいと思って、この電子書籍(業務効率を格段にあげる「チームToDo」という発想)を読みました。
 ITツールにも興味を持ちましたのでテスト導入をしたところ、今まで指示した仕事について、こちらから確認しないと報告しなかったメンバーが、自発的に完了報告をしてくるようになりました。終わった仕事が画面に出ていることが目障りだったので消したくなったそうです。
 指示されたらToDoにメモを書くようにいくら言っても、面倒だと言ってやってくれなかったメンバーも、こちらで入力してToDoを送ってあげれば書く手間が省けるので使ってくれるようになりました。
 やり終えたToDoリストを本人と上司が見れるようになっていますので、残業をした翌日に確認するようにしたところ、いくつか気になる点が見つかりました。前任者からの引き継ぎ業務のひとつだったようですが、それは今は不要な作業でしたので、今後はやらなくていいと伝えました。
 このようなことを続けたことで、これまで月平均50時間もあった残業を月20時間程度減らせました。本人も気づかないうちにムダな作業をしていたことがわかったので、今後もToDoを活用して効率化を進められると思います。

よくある質問

提供するメニューや頻度にもよりますが、見るからに成果が出ていると実感できるまで半年以上はかかると思います。
現状把握に時間をかけて課題を抽出することが重要ですし、全従業員が効率化についての意識を変えるのにも、相当な時間がかかると思われます。

研修内容や対象人数、回数によって異なりますので、ご要望をお聞きした上で見積をさせて頂きます。大阪府内は交通費無料です。

コンサルタント料金の中にチームToDoの利用料が含まれていますので、コンサルタント期間中はチームToDoの利用料は不要です。
コンサルタント終了後はチームToDoの利用料のみで、継続してお使い頂けます。

チームToDoの料金

   
 
ライトエディション 申し込み 見積り依頼
 
スタンダードエディション 申し込み 見積り依頼
 
申し込み 見積り依頼

※ゲスト機能、Premium Editionは2017年度末までにリリース予定です

もっと詳しく知りたい

 

 
 チームToDoを活用して残業を削減する方法をまとめたガイドブックです。
残業を減らせない8つの理由に対して、チームToDoを使った解決法をご紹介しています。
無料でPDFファイルをダウンロードして頂けますので、こちらからお申込みください。 
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