2分でわかるチームToDo
  • 業務を効率化
  • するにはチーム全員がToDoを使う
 今日やることが明確に
優先順位がつけやすい

 
 催促する仕事が減って
マネジメントに集中できる

 
  ムダな残業が無くなり
ワークライフバランスが向上
  • 抵抗する人
  • がいて使ってくれない
忙しいのでムリです!
入力してるヒマは無いと拒否

 
書くのがめんどう
言われた時だけで長続きしない

 
自分の仕事を教えない
ノンビリ働いて残業代をかせぐ
  • 使わせる
  • 仕組みを作る

最適なツールが「チームToDo」です!

依頼する側が入力するルールに

 Todoは「入力が面倒だ」という理由で使われていないケースが多いと思いますが、そう言わせないために、チームToDoでは仕事を依頼する側が入力してメールのように送る機能があります。これなら入力が面倒だという理由は通用しません。
 

感謝を見える化する「Thank youポイント」

 actuariseが提供しているチームToDoには「Thank youポイント」という機能があります。やってもらった仕事に対して5段階のポイントを贈る機能なのですが、これを使えば「感謝の見える化」ができます。依頼された仕事をやり終える度にポイントがもらえるしくみですが、チームToDoを使わないとポイントがもらえないわけですので、口頭やメールで依頼されたら「チームToDoで依頼してください」と返す人がでてきます。

期限を意識させる

 チームToDoで作ったToDoには全て期限が設定されます。この期限を守らないとThank youポイントは悪い評価しかつけられない仕組みになっています。期限を意識して、間に合わせようと努力することでチーム全体の仕事のスピードが速くなる効果が期待できます。
 
 日常的に口頭で部下に指示をしている人は、入力が面倒だと言われるかもしれませんが、いつも督促ばかりしている人はムダな作業から解放されますので、その効果が期待できれば自発的に活用してくれるでしょう。

 

ToDoと日報を連動させる

 通常のToDoソフトは仕事をやり終えるとリストから消えますが、チームToDoはやり終えた仕事を日ごとにリストで表示する機能があります。このやり終えた仕事リストを日報として使うことをオススメしています。日報を書くのは面倒ですが、ToDoに入力して消込さえすれば、自動的に日報になるのです。この仕組はToDoだけでなくスケジュールを入力させる目的にも使えます。

仕事の属人化を無くす

 担当が別れていて、自分の仕事は自分にしかわからない状態ですと、忙しい時に手伝ってもらえませんし、他のメンバーの仕事を手伝うこともできません。この属人化を解消するには、チームのメンバーがお互いの仕事内容を把握する必要があります。わざわざ自分の仕事を書き出して共有することは難しいと思いますが、チームToDoを使えば日々のToDo管理だけでお互いの仕事を共有することができます。そうしておけば手伝ってもらいやすい環境を作れますし、それが休暇を取りやすくすることにもつながります。休暇を取りやすくする為だと説明すれば、使ってくれるのではないでしょうか。

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推薦図書

 デッドライン仕事術

 <著 者> 吉越浩一郎
 
 トリンプ元社長の吉越浩一郎さんは、ユニークな仕組みで全社残業ゼロ&19期連続増収増益を達成された実績の持ち主で、これらの本ではその経緯やノウハウが紹介されています。
 
 デッドライン仕事術はサブタイトルが「すべての仕事に締切日を入れよ」となっていて、仕事の期限をきちんと管理をして残業を減らすことを提唱されています。つまりToDoで期限管理を徹底して業務効率を上げるという考え方です。
 
 「残業ゼロ」の仕事力もオススメです。

 

 マンガでわかる!タスクシュート時間術〈超入門〉

 <著 者> 岡野純 佐々木正悟
 
 TaskChute1日の仕事を管理して、終了予定を計算し残業にならないように調整できるエクセルベースのツールです。個人で利用するにはタスクシュートは優れたツールですが、チーム全員で使うならチームToDoがオススメです。
 
 本書では時間管理を理解するために引っ越しというわかりやすいイベントに例えて、引っ越しに必要なToDoを期限までに終える時間管理方法をマンガでわかりやすく解説しています。
 
マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門もオススメです。

 

チームToDo公式ガイドブック

業務効率を格段にあげるチームToDoという発想 

チームToDoを使った業務効率化のノウハウがこの1冊に
経営者・管理職の方は必見です

 
<著 者> actuarise株式会社 代表取締役 三島浩一
<コラム> 社会保険労務士 河村文宏
<推 薦> テレワークICT協議会

 
公式ガイドブックの詳細

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