ToDoから日報を自動作成して仕事を見える化「チームToDo」

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部下の管理はできていますか?

パソコン得意なので助かる
営業を頑張ってくれてます
いつも忙しそうにしています

仕事を見える化してみましょう

仕事の見える化に役立つ日報

残業が多い職場でも全員が常に忙しいわけではなく、時期や時間帯または人によって差があるはずです。差を減らしていくには業務量の山を崩して谷にならしていく必要があります。どこが山でどこが谷なのか把握する為に「仕事の見える化」をしましょう。それには一日の時間の使い方を記録して共有する日報が役立ちます。

日報を手間なく作る

最適なアプリがチームToDoです!

テレワークに最適

ToDoから自動で日報を作る

やる仕事を管理するToDo

やった仕事を管理する日報

予測時間と実績時間の差もわかります

でも、ToDoに入力してくれるかな...

忙しいのでムリです!
 入力してるヒマは無い
書くのがめんどう
 やっても長続きしない
仕事内容を知られたくない
 ダラダラと働いていることがバレる

チームToDoでコミュニケーション

メールのように届くToDo

チームToDoではメールのようにToDo(タスク)を送って仕事を依頼することができます。受信トレイに届いたToDo(タスク)を受付すると自分のToDoリストに入ります。ToDo(タスク)を完了させると依頼者に届いて、承認されるとToDoリストから消えます。

 

日報で部下との対話(コメント)

テレワークなど離れた場所で働く部下のToDo(タスク)の共有やアウトプットを管理するために、チームToDoの日報には今日完了させたToDo(タスク)と今日のスケジュールが自動で反映されます。その下に本人と上司が書き込めるコメント欄がありますので、ここを活用して相談やアドバイスを行うことができます。ここをしっかり見ていればサボる社員も見つけられますので、日々の仕事の成果について評価することが重要です。

ToDoと日報の運用ルール

毎日の業務時間が終わるまでに、翌日の段取りをシミュレーションして、ToDoを入力するルールにしておきましょう。
そうすると、翌朝の始業時に今日の仕事をメールで通知して、思い出させてくれます。(定時通知メール機能)

定時通知メールは本人に届きますが、CCで上司にも送ることができます
上司はメンバー全員のメールを受け取って、今日の予定を確認することができます。

定時通知メールを見ると未対応の件数がわかりますので、仕事が滞っていることがわかります。
    • 期限を過ぎてしまったToDo
      • 仕事が滞って他のメンバーや取引先に迷惑をかけている可能性がある
    • 招待された予定
      • 他のメンバーから会議などに招待されてるのに、まだ参加や不参加の返事ができていない
    • 受信トレイのToDo
      • 他のメンバーから届いた依頼や完了報告に対応していない
    • 未読チャット
      • 見ていないメッセージがある

日報で予測と実績を比較

日報にはToDoの予測時間と実績時間が表示されています。予測よりも多くの時間がかかってしまった仕事は何らかの原因があるはずですので、本人に確認してみることで、課題解決のヒントが見つかるかもしれません。

Case

導入事例

エクスリンク法律事務所様

テレワークで働くメンバーで仕事の責任と期限を明確にする為にチームToDoを活用

吉田郁子弁護士

吉田郁子弁護士

チームToDo導入前の課題
2020年8月に設立されましたエクスリンク法律事務所様は、2名の弁護士と1名のスタッフの3名が、在宅ワークを含め別々の場所で働くことが多く、メンバー間のタスク共有が課題でした。タスク管理方法が人によって様々だと、タスク共有ができず、仕事を頼んだつもりでも曖昧になったり、タスク登録を失念して放置されたりするリスクを懸念されていました。
 仕事の依頼が明確に伝わっても、優先度や期限についての認識に相違があると、遅れてはいけない仕事が後回しになり、クライアントのニーズに十分応えられないおそれがあります。特にクライアントに直に接している弁護士からスタッフに対して、状況に応じた仕事の優先度・重要度をいかに的確に伝えるかが難しく、重要度の高い仕事の場合は、依頼した相手に督促をするというタスクをご自分で管理されていたそうです。
 今までは齟齬が無いようにメールで仕事の依頼をしていましたが、メール本文に複数の依頼を書いても、相手がその一部しか認識しないこともあり得ると、心配されていました。
 
チームToDoを利用されているパソコン

チームToDoを利用されているパソコン

チームToDoの導入効果
まず、上記の課題解決にチームToDoを選ばれた大きな理由は仕事の責任と期限の明確化です。仕事の依頼はチームToDoを使うことで、曖昧にならずにすみますし、期限をお互いに管理できます。また、タスクのチェック機能を利用することで、留意点を正確に伝えられることも評価いただいています。
 離れて仕事をしていると、相手の繁閑がわかりづらく、時間がかかりそうな依頼をするのを躊躇してしまいますが、チームToDoで依頼相手を選ぶ際に相手の今日の終業予定時刻が表示されるので、急な仕事を頼んでよいかの判断がしやすくなったそうです。
 またチームToDoにはToDoと連動したチャット機能があり、
これで質問や回答などのキャッチボールをされています。メッセージの既読管理機能がありますので、すぐに返事ができない時は、既読をつけておくことで相手に内容を確認したことを伝えておられます。チャットのスタンプは「了解しました」や「確認中」など、通常文字で入力しているような内容をカンタンに伝えられるので、それをうまく活用されています。出先でも、スマホからチームToDoにアクセスすることで、ロスタイムなくタスクやチャットのキャッチボールができているそうです。
 このように、チームToDoの導入によってメンバー間のコミュニケーションロスが無くなり、クライアントの事案解決に注力できていると、ご評価頂いております。 

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