テレワークはムリだと
あきらめる前に
現状分析をしてみましょう


会社に来ないと仕事できませんか?

部下が目の前にいないと

アレコレ指示をすることができない

  

仕事をさぼっている

かもしれないので心配

 

仕事のアウトプットで管理していきましょう


 目の前で仕事をしているからサボっていない、目の前にいないとサボっているかもしれないという考えはやめて、仕事の成果(アウトプット)で確認していくことをオススメします。

 パソコンに向かってキーボードやマウスの操作をしているからといって、真面目に仕事をしているとは限りませんし、疑いだすとキリがありません。

 日報を出すようにすれば、今日なにをやったのかを把握することはできますし、仕事の振り返りにもつながります。

ワークスタイル変革が今後求められます


今後は労働力人口が減少していきますので、慢性的な人手不足に陥ります。育児や介護をしながらでも働き続けられるようにする為に、テレワーク(在宅勤務)などの時間と場所にとらわれない新しいワークスタイルが求められています。

 テレワークは制度があったおかげで、退職せずにすんだという事例は数多く発表されていますので、メリットは理解できるんだけど、なかなか自分の職場では難しいと感じられているのではないでしょうか。テレワークを導入しない理由で最も多いのは「テレワークに適した仕事がない」ことです。

まずは現状分析してみましょう


現状の業務を洗い出して、社外でも可能な仕事か否かを分類してみましょう。今は会社でしかできない仕事の中にも、ITを活用すれば可能になるものもあるはずです。

しかし、ただでさえ忙しくしている社員に、調査のために時間を割いてもらうのは難しいかもしれません。

手間をかけずに日常的に使えるツールから情報を収集できるようにする必要があります。

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業務分析ツール/Team ToDo

テレワーク導入に役立つITツール「チームToDo」

チームToDoの主な機能

ToDo

やることとやったことの管理

 

スケジュール

会議や商談などの予定を管理


 

チャット

ToDoやスケジュールの中でチャット

2分でわかるチームToDo
 
2分でわかるチームToDo
 

チームToDoの便利な機能

 スケジュールとToDoにタグを付ける

チームToDoにはタグという荷札のような機能があり、スケジュールとToDoにタグを付けることができます。

 予め条件を設定しておけば、自動でタグを付けてくれる機能もあります。例えば期限が近いToDoに「至急」というタグを付けたり、完了した時間帯が18時以降なら「残業」というタグを付けるなどの活用ができます。
(画像をクリックすると拡大します)

 タグで検索する

 チームToDoには期間やタグなどの条件を指定してスケジュールとToDoを検索することができます。抽出されたスケジュールとToDoはCSV形式で出力できますのでExcelで計算や加工ができます。

業務の現状分析

 タグで仕事を3つに分類する

チームToDoのタグ機能を使ってテレワークができる業務と、できない業務にそれぞれのタグを付けていけば、検索でメンバー全員の業務が洗い出せます。厚生労働省のガイドブックでは以下の3つに分類することを推奨しています。 
 

 

チームToDoでの操作画面

タグの入力欄でプルダウンから選択する

導入のポイント

改革の抵抗勢力を納得させる

業務改革を進めようと現状分析のツールを導入しても、面倒だとか今までのやり方を変えたくないと言って抵抗する人たちはいます。
 
例えばチームでスケジュールを共有する仕組みを導入しても、面倒だといって入力してくれない人は、どの職場にも一人や二人はいるものです。

依頼する側が入力するルールに

 Todoも「入力が面倒だ」という理由で使われていないケースが多いと思いますが、そう言わせないために、チームToDoでは仕事を依頼する側が入力してメールのように送る機能があります。これなら入力が面倒だという理由は通用しません。

感謝を見える化する「Thank youポイント」

 チームToDoには「Thank youポイント」という機能があります。やってもらった仕事に対して5段階のポイントを贈る機能なのですが、これを使えば「感謝の見える化」ができます。依頼された仕事をやり終える度にポイントがもらえるしくみですが、チームToDoを使わないとポイントがもらえないわけですので、口頭やメールで依頼されたら「チームToDoで依頼してください」と返す人がでてきます。

 

ToDoと日報を連動させる

 通常のToDoソフトは仕事をやり終えるとリストから消えますが、チームToDoはやり終えた仕事を日ごとにリストで表示する機能があります。このやり終えた仕事リストを日報として使うことをオススメしています。日報を書くのは面倒ですが、ToDoに入力して消込さえすれば、自動的に日報になるのです。この仕組はToDoだけでなくスケジュールを入力させる目的にも使えます。

黙示の指示と明示の指示

 管理監督者の方に注意して頂きたいのが「黙示の指示」です。明確に「残業をしてでもこの仕事を今日中にやりなさい」と言うのが「明示の指示」で、残業をしなければならないほどの業務量や緊急性を求めた場合、具体的に「残業をしろ」と言わなくても「黙示の指示」とみなされる可能性があるからです。つまり「勝手に部下が残業をした」という主張はとおりにくいということです。

 
 

 チームToDoを使って指示をすると相手の今日帰れる見込み時刻を表示しますので、「黙示の指示」を出さなくて済みます。早めにやってほしいけれど、残業してまでやらなくてもいいという仕事を指示する時に役立ちます。部下の残業を減らす為だけでなく、管理職の保身の為にもこのツールを活用する必要があると説得しましょう。

 

よくある質問

ご利用人数や添付ファイル機能が必要か否かでライセンス料金が変わります。
添付ファイルが使えないエディションは月額1300円(税別)
添付ファイルが使えるエディションは月額1800円(税別)です。

時期によって仕事内容や量が変わるのであれば、1年を通して調査される必要があると思います。
常的なToDoやスケジュールの共有を行う中で常に分析用の情報を蓄積していけるものチームToDoの利点ですので、期間限定ではなく継続的なご利用をオススメします。

このITツール「チームToDo」をコンサルタントメニューの組み込んで頂ける、特別なライセンスをご用意しております。
ご利用人数や利用される機能によって条件が変わりますので、個別にご相談ください。

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チームToDoで働き方改革