テレワークに必要なのはToDo管理です

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テレワークに役立つITツール「チームToDo」

3分でわかるチームToDo

3分の動画でわかるテレワーク

あいまいな指示出しに注意

大和ネクスト銀行の行った調査によるとテレワークでストレスを感じる同僚・上司の振る舞いの1位は「あいまいな指示出し」でした。
テレワークではメールやチャットで仕事の指示や依頼をすることも多くなりますが、文字だけだと微妙なニュアンスが伝わらなかったり、あいまいな表現になってしまうこともあります。

 声と画像で依頼内容を伝える

チームToDoには録音機能や画像を埋め込む機能がありますので、文字だけだと伝わりにくい微妙なニュアンスは声を録音することができ、画面のスクリーンショットなど、画像をクリップボードから貼り付けることもできます。

 
 ※この機能は2021年5月にリリースするバージョンで実装予定です

テレワークだとサボる?

自宅だと仕事をサボるかもしれないと心配になるなら、部下の仕事の成果(アウトプット)を毎日確認するようにしましょう。それには日報が役立ちます。
作業した内容を日報に記録して共有すれば、部下が今日やった作業を把握することができますし、チーム全体の仕事量をみることでメンバーによって偏りがあることがわかるかもしれません。

 ToDoから日報を自動作成

ToDoから日報を作成する図
ToDoを完了させると日報に自動で反映されるので、入力の手間が省けます。

テレワークに適した仕事が無い?

テレワークに適した仕事ないとあきらめる前に、まずは現状の業務を洗い出して、自宅でもできる仕事とできない仕事に分類してみましょう。今はオフィスでしかできない仕事の中にも、ITを活用すればテレワークでも可能になる仕事もあるはずです。
しかし、日頃から忙しくしている社員が、業務を洗い出す調査に時間を割くのは難しいかもしれませんので、日常的に使えるITツールを使って、手間をかけずに情報収集することをオススメします。

クリックしてご覧ください

 スケジュールとToDoにタグ付け

チームToDoにはタグという荷札のような機能があり、スケジュールとToDoにタグを付けることができます。1つのスケジュールやToDoに複数のタグを付けることもできます。

 タグで検索する

条件を指定して検索すれば、タグの付いたスケジュールとToDoを抽出することができます。抽出されたデータはCSV形式で出力できますのでExcelで集計や加工ができます。

 

 タグで仕事を3つに分類する

チームToDoのタグ機能を使って、日頃やっている作業に「現状でテレワークができる業務」、「今はテレワークではできない業務」「テレワークできない業務」のタグを付けていきます。メンバー全員の業務からそれぞれのタグで検索すれば分類ごとの作業を洗い出すことができます。 操作はプルダウンから選ぶだけなので、とてもカンタンです。

チームToDoの操作

タグをプルダウンから選ぶ

Solution

動画で学ぶテレワークの課題解決

 
 

他にもこんな機能が有効です

感謝を見える化するThank youポイント

チームToDoには依頼した仕事に対してポイントを贈るThank youポイント機能があります。仕事をお願いした相手に対して「ありがとう」を伝える気持ちをポイントで数値化するので、感謝の見える化ができます。
テレワークで離れて働いていると、お互いの感謝が伝わりにくいので目に見えるポイントで表現することが効果的です。
その日にもらったポイント数は画面に表示されますので、他のメンバーから感謝されていることを実感できます。

 

何度も中抜け復帰ができるタイムレコーダー

チームToDoには労働時間を記録するタイムレコーダー機能があり、中抜け(休憩)と復帰が1日に何度も記録できるのが特徴です。テレワークでは働く場所が自宅という事情から、プライベートなことが勤務時間中に割り込んでしまうこともあります。仕事のONとOFFを明確に分けて記録していくことが重要です。

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