残業削減のITツール

 
 
 
 
 
 

ITツールで仕事量を把握

ワークライフバランスを向上するにはまず残業を削減する必要がありますが、パソコンを使って仕事をしている人は、どのくらいの仕事を抱えているのかを時間で正確に把握していません。手当たりしだいに目の前の仕事に取り掛かり、今日はどこまですべきなのかを感覚的に判断していることが問題ですので、まずは「仕事の見える化」をしましょう。仕事を定量的に管理するにはITツールの活用が必要です。

img20171106155119452219.jpg img20171102122927725429.jpg img20171102122927687376.jpg img20171102122927606746.jpg img20171102122927611062.jpg img20171102122927677201.jpg img20171102123650560284.jpg img20171102124435486988.jpg img20171102123718376139.jpg img20171102122928363337.jpg img20171102122928298624.jpg img20171102122928338764.jpg img20171102122928493942.jpg img20171102122928470612.jpg img20171102122928525978.jpg img20171102123918326654.jpg img20171102123943728428.jpg img20171102124000440360.jpg img20171102122929057645.jpg img20171102122929096519.jpg img20171103132030883379.jpg img20171109175117667133.jpg img20171102122929161967.jpg img20171102122929244629.jpg img20171102122929257594.jpg img20171102122929313736.jpg img20171102124100288433.jpg img20171102124115764356.jpg img20171102124133808735.jpg img20171102122929940885.jpg img20171109175117669857.jpg img20171102122930002978.jpg img20171102122929982443.jpg img20171103145446772798.jpg
右の > を押して先に進めてください

現状分析に最適なITツール「チームToDo」

ToDo

やることとやったことの時間管理

 

スケジュール

会議や商談などで使った時間を管理


 

チャット

ToDoやスケジュールの中でチャット

2分でわかるチームToDo
 
2分でわかるチームToDo
 

残業削減の参考リンク

残業削減のセオリーは業務の可視化、分析、断捨離

まずは、今やっている業務を洗い出してみて可視化(見える化)することです。
それはToDoを使うことで実現できます。
洗い出した業務(ToDo)を分析し、ムダなことをやめて仕事の断捨離を行います。
そうすることで業務効率化が図れ、労働時間が短縮します。

仕事の見える化で残業を削減できた事例

残業時間削減のヒントが見えた! 本部スタッフで取り組んだ「残業問題を解決する3つのアクション」

個人管理→チーム管理へ!タスク管理ツールによる、「お互いのタスクの見える化」

フローレンス」(2017年2月15日現在)
 この事例で使われたツールは「asana」というアメリカの企業が開発したツールですが、Team ToDoもこれと同様の使い方ができます。

仕事を分析して非効率な仕事を見つけ出す

「残業削減」は経営の万能薬

仕事を整理するためのツールを用意しました。
 それが「ストライプ生産性マトリックス」です。縦軸は仕事にかかる労働時間、横軸はその仕事が生み出す売上高や利益の大きさを取ります。縦軸と横軸のそれぞれを大中小の3つに分けて3×3のマスをつくり、各自の仕事を分類してもらいました。
 労働時間は短いが、売り上げや利益につながっている仕事は何か。労働時間が長いのに売り上げや利益は少ないものは何か。この表を使って、社員一人ひとりが自分の仕事を棚卸しして非効率な仕事を止める癖をつけさせようという狙いがありました。
 マトリックスに各自の仕事を書き出させてみると、長い時間をかけていながら売り上げや利益が低い仕事をしているスタッフが多いことが分かりました。

日経ビジネスOnline」(2017年2月15日現在) 日経ビジネスオンラインへ登録が必要
この「ストライプ生産性マトリックス」に各自の仕事を書き出すためには、ToDoで仕事を可視化する必要があります。Team ToDoは「やること」と「やったこと」を管理するサービスですので、業務分析に役立てることができます。

 「何に時間がかかっているか」を発見する

残業を生み出す問題点がどこにあるのかを発見する必要があります。各人が毎日、どのような働き方をして、何の作業にどの程度時間をかけているのかを把握します。そのために一定期間、各人の行っている仕事を具体的に記録します。

テンプナレッジマガジン」(2017年2月15日現在)

何の作業にどの程度時間をかけているのかを調査するのに余計な時間をかけていたのでは本末転倒です。Team ToDoを使えばメールをする感覚で所要時間を把握することができます。

業務量の偏りを見つけ平準化する取り組み

業務効率化の具体的な取り組み

「業務プロセスの見直し」には、業務内容の平準化を図ることや、無駄な業務内容を浮き彫りにすることが挙げられます。業務内容を平準化することで特定の社員に集中している負担を分散させる効果を期待することができます。

マネーフォワード」(2017年2月15日現在)
 Team ToDoを使えば、やり終えた仕事の量を把握することができますので、特定の社員に集中している負担を見つけ出すことが容易になります。

残業しないように指導する

人事のQ&A:残業時間の削減について

就業時間内に極力業務を済ませるよう普段から指導し残業を黙認しない事も大切です。

日本の人事部」(2017年2月15日現在)
Team ToDoは標準で仕事の期限を終業時刻(定時)に設定する機能がありますので、期限を意識することで、残業を抑制する効果が期待できます。

残業削減にITの活用は必須

ToDoをITで管理しないと、これからやる仕事の量もやり終えた仕事の量も把握できません。
仕事の偏りやムダを見つけるのにアナログ的な方法では手間が増えて、余計に残業が増えてしまいます。

効率化 提案するため 日々残業

  みんなのサラリーマン川柳(2017年2月15日現在)
この川柳のようにならないように、ITで効率化が必要です。