ワークライフバランス
働き方改革には
まず現状分析が必要です
- 働き方改革は
- ノー残業デーですか?
- まずは現状分析
- ITツールを活用
仕事の減量
ノー残業デーのような早帰り運動だけでは、効果は長続きしません。
それにはまず現状把握と分析が必要です。
ダイエットするのに体重計を使わない人はいないと思います。
- 現状分析ツール
- 概要
現状分析に最適なITツール「チームToDo」
チームToDoの主な機能
ToDo
やることとやったことの時間管理
スケジュール
会議や商談などで使った時間を管理
チャット
ToDoやスケジュールの中でチャット
現状分析の方法
スケジュールとToDoにタグを付ける
チームToDoにはタグという荷札のような機能があり、これをスケジュールと ToDoに付けることができます。例えば取引先のA社に訪問して商談をする時間や移動時間、見積や提案書を作成するといったA社に関わる時間に「A」というタグを付けます。
タグで検索する
チームToDoには期間やタグなどの条件を指定してスケジュールとToDoを検索する機能があります。例えば取引先のA社に関する「A」というタグで先月1ヶ月どれくらいの時間を使ったのかを調べる際に役立ちます。検索結果はCSV形式で出力できますので、計算や加工はExcelで行います。
時間と成果を比較する
チームToDoのタグ機能と検索機能を使ってA社に費やした時間を計算することができますので、売上額と見比べて費用対効果を確認することができます。他の取引先に比べて費やした時間が多いわりに売上が少ないなら、生産性が低いと判断できますので訪問回数を減らすなど、時間の使い方を見直す判断がしやすくなります。
導入のポイント
改革の抵抗勢力を納得させる
業務改革を進めようとしても、面倒だとか今までのやり方を変えたくないと言って抵抗する人たちはいます。
例えばチームでスケジュールを共有する仕組みを導入しても、面倒だといって入力してくれない人は、どの職場にも一人や二人はいるものです。
依頼する側が入力するルールに
Todoも「入力が面倒だ」という理由で使われていないケースが多いと思いますが、そう言わせないために、チームToDoでは仕事を依頼する側が入力してメールのように送る機能があります。これなら入力が面倒だという理由は通用しません。
感謝を見える化する「Thank youポイント」
チームToDoには「Thank youポイント」という機能があります。やってもらった仕事に対して5段階のポイントを贈る機能なのですが、これを使えば「感謝の見える化」ができます。依頼された仕事をやり終える度にポイントがもらえるしくみですが、チームToDoを使わないとポイントがもらえないわけですので、口頭やメールで依頼されたら「チームToDoで依頼してください」と返す人がでてきます。
ToDoと日報を連動させる
通常のToDoソフトは仕事をやり終えるとリストから消えますが、チームToDoはやり終えた仕事を日ごとにリストで表示する機能があります。このやり終えた仕事リストを日報として使うことをオススメしています。日報を書くのは面倒ですが、ToDoに入力して消込さえすれば、自動的に日報になるのです。この仕組はToDoだけでなくスケジュールを入力させる目的にも使えます。
仕事の属人化を無くす
担当が別れていて、自分の仕事は自分にしかわからない状態ですと、忙しい時に手伝ってもらえませんし、他のメンバーの仕事を手伝うこともできません。この属人化を解消するには、チームのメンバーがお互いの仕事内容を把握する必要があります。わざわざ自分の仕事を書き出して共有することは難しいと思いますが、チームToDoを使えば日々のToDo管理だけでお互いの仕事を共有することができます。そうしておけば手伝ってもらいやすい環境を作れますし、それが休暇を取りやすくすることにもつながります。休暇を取りやすくする為だと説明すれば、使ってくれるのではないでしょうか。
黙示の指示と明示の指示
管理監督者の方に注意して頂きたいのが「黙示の指示」です。明確に「残業をしてでもこの仕事を今日中にやりなさい」と言うのが「明示の指示」で、残業をしなければならないほどの業務量や緊急性を求めた場合、具体的に「残業をしろ」と言わなくても「黙示の指示」とみなされる可能性があるからです。つまり「勝手に部下が残業をした」という主張はとおりにくいということです。
チームToDoを使って指示をすると相手の今日帰れる見込み時刻を表示しますので、「黙示の指示」を出さなくて済みます。早めにやってほしいけれど、残業してまでやらなくてもいいという仕事を指示する時に役立ちます。部下の残業を減らす為だけでなく、管理職の保身の為にもこのツールを活用する必要があると説得しましょう。
期限を守ってもらう
チームToDoで作ったToDoには全て期限が設定されます。この期限を守らないとThank youポイントは悪い評価しかつけられない仕組みになっています。期限を意識して、間に合わせようと努力することで仕事のスピードが速くなる効果が期待できます。
いつも部下に督促ばかりしている人はムダな作業から解放されますので、その効果が期待できれば自発的に活用してくれるでしょう。
お客様の声
株式会社スカイホープ様
ToDoで仕事を見える化、残業を40%削減
仕事の期限を守れない一部のメンバーをどうにかしたいと思って、テスト導入をしたところ、今まで指示した仕事について、こちらから確認しないと報告しなかったメンバーが、自発的に完了報告をしてくるようになりました。終わった仕事が画面に出ていることが目障りだったので消したくなったそうです。
指示されたらToDoにメモを書くようにいくら言っても、面倒だと言ってやってくれなかったメンバーも、こちらで入力してToDoを送ってあげれば書く手間が省けるので使ってくれるようになりました。
やり終えたToDoリストを本人と上司が見れるようになっていますので、残業をした翌日に確認するようにしたところ、いくつか気になる点が見つかりました。前任者からの引き継ぎ業務のひとつだったようですが、それは今は不要な作業でしたので、今後はやらなくていいと伝えました。
このようなことを続けたことで、これまで月平均50時間もあった残業を月20時間程度減らせました。本人も気づかないうちにムダな作業をしていたことがわかったので、今後もToDoを活用して効率化を進められると思います。
よくある質問
ご利用人数や添付ファイル機能が必要か否かでライセンス料金が変わります。
添付ファイルが使えないエディションは月額1300円(税別)
添付ファイルが使えるエディションは月額1800円(税別)です。
時期によって仕事内容や量が変わるのであれば、1年を通して調査される必要があると思います。
常的なToDoやスケジュールの共有を行う中で常に分析用の情報を蓄積していけるものチームToDoの利点ですので、期間限定ではなく継続的なご利用をオススメします。
このITツール「チームToDo」をコンサルタントメニューの組み込んで頂ける、特別なライセンスをご用意しております。
ご利用人数や利用される機能によって条件が変わりますので、個別にご相談ください。
ガイドブック(無料)
チームToDoを活用して残業を削減する方法をまとめたガイドブックです。
残業を減らせない8つの理由に対して、チームToDoを使った解決法をご紹介しています。
無料でPDFファイルをダウンロードして頂けますので、こちらからお申込みください。
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