ToDoで残業削減（長時間労働の是正）

長時間労働はリスクが高い

長時間労働による過労死
ブラック企業でイメージダウン

労働基準監督署の立ち入り
是正勧告に従わないと書類送検

未払い残業手当の請求
過去2年分を請求されるリスク

短時間で最大の成果を上げる時代

時間あたりの生産性を上げる
残業せずに今まで以上の成果を出す

働きやすさで人材を確保
ワークライフバランスで学生を呼び込む

ビジネスの新しいアイディア
業務外の活動から新しい発想

残業の原因を見つける

最適なツールがチームToDoです！

すぐに効果を出すための解決策

残業の事前申請と日報のチェック

チームToDoに入力した仕事が終わらず、どうしても残業が必要だと判断した場合は、残業申請機能を使って事前に上司へ承認を求めてください。申請は残ったToDoの中から残業時間にする作業を選ぶだけなので、手間はかかりません。
申請を受けた上司は、承認する前にその日の時間の使い方を日報で確認してください。承認画面に日報へのリンクがありますので、そこをクリックするだけで移動できます。もしムダな仕事や非効率な作業をしているなら、改善を求めることが大切です。残業になってしまうのは、たいてい日中の時間の使い方に問題があるはずです。

残業申請

残業承認（上司）

上司が残業申請を承認する画面の「この日の仕事内容」というリンクから申請者の日報画面を開いて、今日の時間の使い方を確認することができます。ここにムダや非効率な仕事が無かったか、また優先順位が間違っていないかをチェックすることが重要です。その上で残業を承認するか否かを判断しましょう。

ToDo～日報と残業申請～承認のフロー

根本的な解決策（長期的に残業を減らす）

仕事量を把握

ワークライフバランスを向上するにはまず残業を削減する必要がありますが、パソコンを使って仕事をしている人は、どのくらいの仕事を抱えているのかを時間で正確に把握していません。手当たりしだいに目の前の仕事に取り掛かり、今日はどこまですべきなのかを感覚的に判断していることが問題ですので、まずは仕事の量を正確に把握してみましょう。

クリックしてご覧ください

スケジュールとToDoにタグ付け

チームToDoにはタグという荷札のような機能があり、これをスケジュールとToDoに付けることができます。例えば取引先のA社に訪問して商談をする時間や移動時間、見積や提案書を作成するといったA社に関わる時間に「A」というタグを付けます。

タグで検索する

チームToDoには期間やタグなどの条件を指定してスケジュールとToDoを検索する機能があります。例えば取引先のA社に関する「A」というタグで先月1ヶ月どれくらいの時間を使ったのかを調べる際に役立ちます。検索結果はCSV形式で出力できますので、計算や加工はExcelで行います。

時間と成果を比較する

チームToDoのタグ機能と検索機能を使ってA社に費やした時間を計算することができますので、売上額と見比べて費用対効果を確認することができます。他の取引先に比べて費やした時間が多いわりに売上が少ないなら、生産性が低いと判断できますので訪問回数を減らすなど、時間の使い方を見直す判断がしやすくなります。

資料のダウンロード

まずは無料で使ってみる

他にもこんな効果が

黙示の指示と明示の指示

経営者や管理職が注意すべきなのが「黙示の指示」です。明確に「残業をしてでもこの仕事を今日中にやりなさい」と言うのが「明示の指示」で、残業をしなければならないほどの業務量や緊急性を求めた場合、具体的に「残業をしろ」と言わなくても「黙示の指示」とみなされる可能性があるからです。つまり「勝手に部下が残業をした」という主張はとおりにくいということです。

チームToDoを使って指示をすると相手の今日帰れる見込み時刻を表示しますので、「黙示の指示」を出さなくて済みます。早めにやってほしいけれど、残業してまでやらなくてもいいという仕事を指示する時に役立ちます。部下の残業を減らす為だけでなく、コンプライアンスの為にもこのツールが役立ちます。

就業予定時刻表示

自分の今日帰れる見込み時刻はトップ画面に表示されていますので、カーナビの到着時間のように「仕事を終えて帰れる時間」が早い段階からわかります

仕事の属人化を無くす

それぞれに担当が決まっていて、自分の仕事は自分にしかわからない状態になると忙しい時に手伝ってもらえませんし、他のメンバーの仕事を手伝うこともできません。こういった属人化を解消するには、チームのメンバーがお互いの仕事内容を把握しておく必要があります。わざわざ自分の仕事を書き出して共有することは難しいと思いますが、チームToDoを使えば日々のToDo管理だけでお互いの仕事を共有することができます。そうすることで手伝ってもらいやすい環境を作れますし、それが休暇を取りやすくすることにもつながります。